Jak długi powinien być cykl OKR-ów?

Na jaki czas ustalać cele, jak często je zmieniać, jak często rozliczać? Jak długo powinien trwać proces ustaleń i jak to wszystko ma się do naszych backlogów i list tasków? To jedne z częściej zadawanych pytań dotyczących procesu pracy z metodą OKR.

Reguła i zarazem korzyść z wdrożenia Objectives and Key Results, systemowego podejścia do celów, jest taka: regularnie aktualizujesz cele i mierzysz postęp, ale większość czasu spędzasz na realizacji a nie podejmowaniu decyzji o priorytetach. Aktualizację celów robi się regularnie i z dużą uwagą, ale po ustaleniu zachowuje dyscyplinę skupiając się na pracy.

Okresy ustalania OKRów powinny być możliwie krótkie a między nimi na tyle dużo czasu by zdołać coś zrobić, ale na tyle mało, by warunki rynkowe się dramatycznie nie zmieniły.

Kadencję i cykliczność OKRów pokazuje ilustracja z prezentacji Perdoo.

Problem z kwartałami

Najczęściej wybieranym okresem zmiany i przeglądu OKRów jest kwartał. To jednak kwestia do ustalenia w każdej organizacji, nie jakiś warunek działania metody. Dobrze jest by był to regularny cykl. Dzięki temu odpada podejmowanie decyzji o tym „kiedy robimy review OKRów”.

W reżimie kalendarza często przeszkodą są święta i wakacje. Tradycyjne kwartały zaczynają się: po Bożym Narodzeniu w Nowy Rok, w okresie Świąt Wielkanocnych (przynajmniej w 2018), na początku wakacji oraz na koniec września. Z tych czterech tylko tak naprawdę wiosna i jesień są sensowne – a w tym roku widać, że nie zawsze.

Dlatego niektóre firmy decydują się na trzy zmiany w roku. Cykle trwające 4 miesiące (październik-koniec stycznia; luty-maj, czerwiec-wrzesień) mają mniej wad.

Można myśleć o okresach krótszych ale wtedy trzeba wymusić większą dyscyplinę ustalania…

Czas ustalania i rozmów o celach

Chodzi o to, żeby sam okres decydowania o celach i miarach trwał możliwie krótko. By był intensywny, zamknięty w czasie i wywoływał powszechną mobilizację. To są trochę dni z mniejszą ilością realnie wykonywanych zadań – służące podejmowaniu ważnych decyzji oraz refleksji i ocenie – tego co ważne i tego, jak nam idzie. Tak powinno być zwłaszcza przy krótszych cyklach ustalania, ale nie tylko.

W opisie przypadku niemieckiej firmy HolidayCheck „Workpath Magazine” pokazuje takie elementy:

Nie dajcie się starannej wizualizacji. W tym cyklu ustalanie celów trwa ponad 4 tygodnie – w terminie „dzień gotowości minus 3 tygodnie” ogłaszane są cele firmy. Jednak te cele też przez chwilę się ustala. Robi to zarząd, który powinien mieć do tego jakieś dane. Tak naprawdę więc, zapewne już miesiąc przed dniem 0 trwają rozmowy. W skrajnym przypadku o celach rozmawia się cały czas, a to nie o to chodzi.

Zapytałem o to konsultantów współpracujących z HolidayCheck i usłyszałem logiczne wyjaśnienie. Z czasem ten okres się skraca, to jest jednak potrzebne na początku, żeby zapewnić odpowiedni poziom przeszkolenia.

Co jeśli zmienią się warunki rynkowe?

To dość częsty argument: nie możemy mieć OKRów na 3 miesiące, sytuacja za często się zmienia. Inny problem: pracujemy w długich cyklach, ale już miesiąc po ustaleniu wszystko stanęło na głowie.

W takiej sytuacji przede wszystkim należy sobie zadać pytanie, czy warunki rynkowe zmieniły się na tyle, że warto zmienić priorytety. Bardzo często tylko nam się to wydaje, tymczasem w dłuższym terminie okazuje się, że to co się zdarzyło, nie ma znaczenia.

Nasze OKRy są za rzadko zmieniane, szybciej robimy rzeczy!

Tak, to jest możliwe, ponieważ:

A. jesteście małą firmą, lub

B. pomyliliście OKRy z listą zadań.

OKRy naprawdę dobrze zaczynają pracować od 30 osób wzwyż i na poziomie zespołów, które muszą współpracować (pełna niezależność przy tej skali jest trudno osiągalna). OKRy definiują też, co chcemy osiągnąć i jak zmierzymy sukces, nie są natomiast listą zadań. Stanowią raczej drogowskaz dla backlogu, a nie sam backlog.

Źródła obrazków: Prezentacja Perdoo, Opis przypadku HolidayCheck w Workpath Magazine

Jeśli czytasz ten artykuł, a nie przeczytałeś o tym Jak kaskadować OKRy, nadrób zaległości.

*

Sprawdź ofertę: otwarte Szkolenia z OKRów.

*