Jak stawiać cele OKR – wskazówki i przykłady

Zapis celów w OKR jest tylko pozornie łatwy. W rzeczywistości określenie dobrego celu wymaga uwagi, zmusza do myślenia i prowokuje rozmowę. Ta rozmowa jest jedną z większych wartości pracy w OKRach. Zwykle w firmach nie działają mechanizmy, które ją wymuszają.

Celów OKR nie ustala się w pojedynkę – największy sens mają one dla zespołów, efekt przyniosą nawet gdy precyzują je dwie współpracujące osoby (w szczególnym przypadku przełożony z pracownikiem).

Dzięki rozmowie lepiej rozumiemy co jest ważne i z czego to się składa.

Jakie cechy ma dobry cel?

Wiadomo, że O – objective – to jest to, co zamierzamy osiągnąć. Można to przetłumaczyć właśnie jako „Osiągnięcie”. W polskim mówimy o nim „cel”, ale jest to mylące ponieważ dopiero cały zestaw O+KR jest celem.

Objective jest hasłem, którego powinno:

  1. Być chwytliwe – łatwe do zapamiętania
  2. Pokazywać dlaczego nam zależy, dlaczego coś jest ważne
  3. Ekscytować – dawać powód do zaangażowania się w zmianę

Jest to zwarty, krótki i konkretny komunikat opisujący zmianę – da się go też przekazać w przysłowiowej windzie. Można sobie wyobrazić, jak ogłasza się „Objective” stojąc przed zespołem. Czy będzie zrozumiały?  Czy będą w stanie go powtórzyć za godzinę, jutro?

Hasło powinno przejść test „rozmowy przy piwie”: zadaj sobie pytanie, czy jeśli powiesz go koledze, to zrozumie i zapamięta to, co dla Ciebie czy Twojej firmy jest ważne. Gdy powiesz „rozpoczynam przygotowania do maratonu” to w takiej wypowiedzi mamy aspiracyjny, ambitny cel. Bez względu na przebieg wieczoru, kolega nie będzie miał problemu z przypomnieniem sobie tego na drugi dzień.

Cel „O” jest jakościowy czyli nie zawiera żadnych miar. Tak powinno być – do ustalania miar służą KRy. W najprostszym podejściu poznajemy, że cel jest jakościowy jeśli.. nie jest ilościowy. Oraz – jeśli zawiera trudną i konieczną do zdefiniowania lub doprecyzowania „jakość”.  To właśnie precyzowaniem o co w niej chodzi i co jest najważniejsze zajmują się KRy.

Jakie cechy mają dobre KR-y?

KR-y, Key Results czyli Kluczowe Rezultaty powinny odpowiedzieć na pytanie „jak poznamy, że osiągnęliśmy cel, jak to zmierzymy”. To sytuacja idealna, jednak są dwa podejścia do KRów.

Czasem używane są rzeczywiste miary, jak np. docelowa waga w kilogramach dla celu „schudnąć”.  Rzadziej będzie to być lista rzeczy, które powstaną lub zostaną zakończone. Do tego lepiej się uciekać w ostateczności – nie zgadzam się jednak ze specjalistami twierdzącymi, że nie wolno tego robić. Od kurczowego trzymania się metody ważniejsze jest to, jak żyje i działa w organizacji cały system. Równocześnie – trzeba pamiętać, że w KR-ach mówimy o osiągnięciach a nie zadaniach (to co zostanie zrobione, a nie to czym będziemy się zajmowali).

Typy KRów można mieszać – ważne jednak by całość była spójna. Tej spójności z czasem można się nauczyć.

W punktach – jakie powinny być KRy:

  1. Wymierne – używają metryk nadających się do obiektywnego pomiaru…
  2. lub binarne – opisują rzeczy, o których będzie można powiedzieć, że miały miejsce lub nie
  3. Mogą też opisywać konkretne zdefiniowane dokonania
  4. Pomiar musi być możliwy w momencie rozliczania (na koniec okresu, którego cel dotyczy, nie później)

Można posługiwać się zdrowym rozsądkiem i zostawić pole na ocenę, ale jasno ustalając kto oceni poziom realizacji celu. To przydatne zwłaszcza w ciągnących się projektach. Można z nich wybrnąć posługując się kryterium „bycia na ścieżce do celu” i oceniając procent zaawansowania. Jednak lepiej takich sytuacji unikać.

Jak ma wyglądać całość?

Dowolny zestaw Cel+Miary można sprawdzić zadając dwa pytania:
– Czy cel jest ambitny i jakościowy („test mówcy”)
– Czy miary odzwierciedlają jego realizację. Czy jeśli wszystkie „parametry” zostaną w 100 proc. osiągnięte, będzie to oznaczało zrealizowanie celu.

HolidayCheck OKR self-check checklist

W organizacjach warto używać check-list. To efektywny sposób przekazywania wiedzy. Potem pytamy zespoły, czy sprawdziły poprawność celów posługując się listą.  Zaskakująco często dopiero wtedy to zrobią. Załączam przykład check-listy używanej w HolidayCheck, którą opracował Tomek Dąbrowski, lider OKR-ów w tej firmie. Dopiero zaznaczenie wszystkich punktów check-listy na „tak” oznacza, że dobrze napisaliśmy cel OKR.

Czasem przekonamy się, że wypełnienie wszystkich miar (każdy KR na 100 proc.) – choć przy pisaniu wydawało się inaczej – nie będzie oznaczało realizacji celu. Warto dokonać jeszcze jednej weryfikacji – spróbować „wyzerować” pojedyncze punkty i sprawdzić sensowność częściowej realizacji.

Na początku problemy z definiowaniem OKR-ów to nic złego – chodzi też o to, żeby stopniowo się doskonalić. Gdybyśmy byli doskonali już dziś cała zabawa ze stawianiem celów, w tym np. noworocznych, nie byłaby potrzebna. Jednym z większych zaskoczeń przy pisaniu i używaniu OKR-ów jest uzmysłowienie sobie jak słabi jesteśmy w planowaniu i realizacji.

Przykłady OKRów

Więcej przykładów jest w dedykowanym wpisie: Przykłady celów OKR.

Z powodzeniem wprowadzimy produkt na rynek – to klasyczny cel „Objective”. Nie wiemy co to jest to powodzenie, ono jest tu niezdefiniowaną jakością. Równocześnie samo wprowadzenie produktu na rynek nie jest jednoznaczne. Sukces może być mierzony rynkowo (zasięg, oceny, tempo wzrostu) czy też np. tym, że w wersji wdrożonej nie będzie krytycznych błędów. Tu celem nie jest samo wprowadzenie – jakość nadaje mu dopiero wymiar sukcesu.

Poprawić trend w ocenach aplikacji – taki cel można sobie postawić gdy wprowadziliśmy aplikację na rynek, lub wdrożyliśmy jej nową wersję i okazuje się, że oceny użytkowników są chłodne lub negatywna.

Zachwycić użytkowników
Gdy nasza aplikacja oceniana jest pozytywnie, ale chcemy, by było lepiej, można postawić taki cel przyjmując miary związane z ocenami (same piątki) albo z parametrami, które mierzymy – jak Net Promoter Score czy poziom zaangażowania (najważniejsze powinny znaleźć się na poziomach o jakich dotąd nam się nie marzyło).

Jakie mogą to być KR gdy nie mamy dobrych miar?
– Dostarczyć kompletny, zaakceptowany przez zespół zestaw makiet (dla projektanta)
– Zrobić testy z 5-cioma użytkownikami i ustalić wnioski
– Nauczyć się pracy w UXPin – przygotować i zaprezentować projekt (rozwojowy cel dla projektanta)
– Wbić się na międzynarodową konferencję jako mówca

Używanie KR-ów podobnych do tego zestawu powinno jednak się ograniczać – od list zadań należy odchodzić w stronę mierzenia dostarczonej wartości.