Dla większości średnich firm do wsparcia procesu OKR wystarczy szablon oparty na arkuszu kalkulacyjnym. Zastosowanie dedykowanej aplikacji może mieć sens od pewnej skali wykorzystania procesu.

Jest z czego wybierać. Konsultanci udostępniają swoje wzory arkuszy pozwalających na na zapis i monitorowanie OKR by promować metodę i swoje usługi. Firmy wykorzystujące OKR robią to, by dzielić się doświadczeniami.

Na warsztatach OKR omawiam prosty arkusz, w którym roczne cele firmy zebrane są w jednej zakładce a kolejne przeznaczone są na cele kwartalne zespołów. Jest miejsce na początkową wartość miary z Kluczowego Rezultatu i jej zmiany odnotowane w kolejnych okresach. Dla firm, które mają do około 20 zespołów wystarczy do tego celu jeden plik.

Większość dostępnych darmowych szablonów zawiera sporo informacji poza celami. Ich dobór będzie wpływać na pracę i jakość rozmów o postępie. Na co zwrócić uwagę adaptując arkusz?

Elementy szablonów

Co widać najlepiej? Wyeksponowane informacje przykuwają uwagę i będą omawiane na spotkaniach. Na przeglądzie 5 OKRów z zespołów warto skupić się na Objectives. To pięć punktów do dyskusji zamiast ponad piętnastu (tyle wyjdzie gdy uwzględnimy O i KRy).

Odpowiedzialni. Gdy do celów przypisane są osoby, wiadomo kogo o nie pytać. Odpowiedzialny musi przede wszystkim wiedzieć jaki jest postęp i aktualne wyzwania związane z realizacją. Jeśli KRy to miary – zgodnie ze sztuką – a nie osobne wyzwania, sens ma określenie osoby raportującej postęp całego OKR niż każdego KR niezależnie.

Akcje i inicjatywy. Czasem arkusze duplikują aktywności, które powinny być realizowane w innych systemach. Pojawiają się w nich inicjatywy i zadania – to może być zbędna biurokracja.  Realizację monitoruje się w takich systemach jak Jira czy Trello, w zależności od tego, jak pracują zespoły. W OKR chodzi o najważniejsze rzeczy a nadmierna kontrola może ograniczać autonomię i zaangażowanie.

Poziom pewności. Odpowiada na pytanie “jak duża jest wiara w sukces” w zespole, przeważnie za pomocą kolorów świateł drogowych. Gdy nie ma dobrych miar pokazujących postęp, zwłaszcza w pierwszych tygodniach realizacji, ma to duże znaczenie.

Kilka przykładów szablonów

Szablon zajmującej się księgowością online FreeAgent jest przykładem praktycznego podejścia do oceny postępu. Za każdym razem – co miesiąc – jest on iloczynem prognozy dla danej miary i ocenianej przez zespół pewności jej uzyskania (która zmienia się w czasie). Firma już w 2018 opisała jak to robi.

Arkusz oferującego aplikację do zarządzania OKR Perdoo zawiera zakładkę edukacyjną wyjaśniającą podstawy metody. Przy celu rocznym firmy powtórzona jest misja i wizja, które dają kontekst. Sam cel zespołu ma przestrzeń na informację, który cel firmy wspiera. To ułatwia identyfikowanie zależności i wymusza określenie znaczenia celu przez zespół.

Szablon PeerStreet pochodzi z organizacji, która wdrożyła OKR już w 2016 roku. Zespoły mają tu przestrzeń na 2-3 cele.

Odrębna kategoria to szablony oparte o nową generację aplikacji służących do zarządzania informacjami w firmie. Można po nie sięgnąć, gdy arkusze nie wystarczą, a nie ma potrzeby kupowania dedykowanej aplikacji. Wymaga to zbudowania wzorców, ale efekt może być bardziej użyteczny niż arkusz.

Na Coda.io jest dostępny szablon używany przez Pinterest. Firma stworzyła go, gdy ze względu na rozmiar tradycyjne arkusze przestały jej wystarczać. Podejście do “kaskadowania” celów nie jest tu podręcznikowe: kluczowe rezultaty z poziomu wyżej stają się celami niżej. Na przykładzie widać jak zorganizowane są zespoły produktowe a Pinterest dość szczegółowo dzieli się doświadczeniami z pracy nad priorytetami.