Jak wybrać aplikację do obsługi celów w OKRach?

widok drzewa OKR w GTMhub
Ekran aplikacji OKR GTMhub

Często zadawane pytanie: jak wybrać aplikację, która będzie obsługiwała cele w metodzie OKR. Odpowiedź jest krótka: na początku nie trzeba. Gdy temat i potrzeba stanie się ważna, dokładnie będziemy wiedzieli, czego potrzebujemy.

Na początek i w niewielkich firmach – co może oznaczać nawet do 30 zespołów z celami – do utrzymywania i koordynacji celów OKR wystarcza arkusz kalkulacyjny. Rozwiązaniem może być też duża ściana, na której wypisane są OKRy. Zapewni co najmniej widoczność celów. Na prowadzonej na LinkedIn grupie OKRy polska jest na ten temat wątek, który potwierdza, że proste rozwiązania są popularne.

Jeśli firma ma dużą skalę i oddziały w wielu lokalizacjach, bez wsparcia technologii może być trudno. W takiej sytuacji był Flixbus, który działa na wielu rynkach w różnych krajach.  Firma używa dedykowanego narzędzia, zmodyfikowanego przez Betterworks specjalnie na jej potrzeby. Za jego pomocą można nie tylko definiować cele, ale też „lajkować” podstęp jak na Facebooku i komentować statusy. We Flixbusie rozwiązanie umożliwia m.in. komunikację między osobami odpowiadającymi za podobne rzeczy w różnych krajach oraz śledzenie postępów projektów rozwojowych np. realizowanych za granicą.

Damian Maślej, CEO rozwijającej dla klientów aplikacje wrocławskiej firmy Webini poświęcił na wybór narzędzia trzy tygodnie. Poznał około 15 rozwiązań spędzając na tym kilkadziesiąt godzin. – Wiedziałem czego szukam, poza tym interesowało mnie to zawodowo, w końcu sami robimy takie aplikacje – mówi. Zdecydował się w końcu na rozwijaną w Bułgarii aplikację GTMhub. – Kluczowy był dla nas widok drzewa i wszystko to co umożliwia “zestrojenie” zespołów – mówi Maślej. – Używamy od lutego i mogę tę platformę polecić. OKRy to główna funkcja GTMHub, a nie dodatek do innych funkcjonalności.

Dwie ciekawostki. Nr 1. Całkiem sporo aplikacji do OKR powstaje niedaleko nas. Weekdone jest z Estonii, GTMhub – z Bułgarii a Workpath i Perdoo – z Niemiec. Ta ostatnia ma wśród inwestorów krakowski fundusz Innovation Nest. Nr. 2. Inwestorem w założonym w 2013 Betterworks jest John Doerr z Kleiner Perkins, który jest jednym z promotorów metody Objectives and Key Results.

Nawiasem mówiąc, sporo aplikacji tak naprawdę bardziej sprzedaje OKRy niż konkretne rozwiązanie – to o korzyściach z metody możecie poczytać w ich case studies. Niestety, przykłady OKR które podają ich działy marketingu czasem są bardzo złe. W GTMhub takich nie znalazłem a ich przewodnik jest jednym z przeze mnie polecanych.

Kluczowym zadaniem aplikacji wspomagającej OKRy będzie zawsze właśnie prezentacja celów zespołów i ich relacji między sobą. Ponieważ proces OKRowy jest dość złożony i w zasadzie każdy jego element można „wesprzeć” oprogramowaniem, twórcy rozwiązań robią to. Tymczasem w wielu miejscach – jeśli nie w większości – dużo ważniejsza jest bezpośrednia komunikacja i rozmowa niż aktualizacje w systemie. W szczególności np. przy cotygodniowych spotkaniach.

Autory książki „Objectives and Key Results”, Ben Lamorte i Paul Niven, zagłębili się w temat rozwiązań proponując… 20 pytań jakie należy zadać wybierając aplikację. Np. nr 6 „Czy możesz zaktualizować i przeglądać OKRy z urządzenia mobilnego”. Moja rekomendacja jest taka – używajcie tej listy najwyżej jako inspiracji – by sprawdzić czy o czymś nie zapomnieliście. Na początek ustalcie, w czym taki system ma wam pomóc, jakie będą 3 najważniejsze jego funkcje i ich cechy. Oraz kto przede wszystkim i jak będzie ich używał.

Ostatnie pytanie z listy Lamorte dotyczy gamifikacji. Dobrze, że jest ostatnie, ale jego brzmienie jest charakterystyczne dla poziomu tej listy: „jakie elementy gamifikacji zawiera oprogramowanie”. Problem w tym, że gamifikacja to nie elementy. Zrobić tak produkt, żeby rzeczywiście wciągała to sztuka. Dużo większe znaczenie ma sposób implementacji niż lista funkcji.

Lista 20 pytań nie zbliży was do zrozumienia jak system może wpłynąć na pracę. Jakie konsekwencje każdego dnia spowodują wywoływane powiadomienia i rozwiązania, które wymyślili twórcy. Znaczenie ma prezentacja informacji, wygodny i przejrzysty interfejs i to jak aplikacja wspiera pracę. Po wybraniu najbardziej obiecujących najlepiej go spróbować. Warto skontaktować się z firmami, które już używają rozwiązania (choćby za pośrednictwem polskiej i czy angielskiej grupy na LinkedIn).

Nie da się sprawdzić aplikacji nie „dotykając” najsensowniej wyglądających rozwiązań. Co więcej, 15 dniowy okres próbny to może być za mało, żeby popracować z aplikacją. Próbować to znaczy użyć – nie tylko zobaczyć prezentację ze sprzedawcą (angażując się już na tym etapie w wybór konkretnego produktu).