To pytanie często pada na początku wdrażania OKR. Wtedy odpowiedź jest prosta: nie wybierać. Lepiej poczekać aż potrzeba wsparcia procesu dedykowaną aplikacją stanie się ważna a wymagania jakie przed nią stawiamy jasne.
Na pierwszym etapie do obsługi OKR wystarczy dowolny arkusz kalkulacyjny. Można stworzyć własny ale najlepiej zaadaptować jeden z dostępnych szablonów. W niewielkich firmach – do około 30 zespołów z celami – arkusz może być nawet docelowym rozwiązaniem. Przy dużej skali warto jednak przymierzyć się do dedykowanego rozwiązania.
Funkcje aplikacji
Kryteria wyboru aplikacji można mnożyć. Ben Lamorte i Paul Niven w książce „Objectives and Key Results” proponują 20 pytań z nimi związanych. Listy można użyć jako inspiracji, jednak głównym zadaniem aplikacji pozostanie prezentacja celów i postępu realizacji.
Oceniając rozwiązania można sprawdzać jak łatwy jest przegląd priorytetów 15 i 50 zespołów, Czy pokazane są powiązania między nimi albo jak aplikacja obsługuje sytuację, w której na jeden OKR pracuje kilka zespołów. Obok przejrzystość prezentacji kluczowych informacji znaczenie ma wygoda ich wprowadzania. Ile czasu zajmie robiona co tydzień aktualizacja postępu?
Warto sprawdzić jakie typy kluczowych rezultatów obsługuje system i jak je nazywa. Dobrze by było to zgodne z podejściem, którym posługuje się organizacja. Z drugiej strony wykorzystanie rozwiązania i jego ograniczeń może przyspieszyć proces nauki. Niektóre aplikacje niejako wymuszają dobór poprawnych KR. Czasem ich dostawcy oferują wsparcie wdrożeniowe. Jego elementem może być automatyzacja KR, dzięki powiązaniu z systemami, które zawierają dane np. Google Analytics.
Istotną rzeczą dla wielu firm będzie liczba potrzebnych do użycia systemu licencji, a co za tym idzie – koszt. Ważne są też kwestie związane z bezpieczeństwem (cele zawierają ważne informacje o biznesie) i sposobem autoryzacji użytkowników. Większość aplikacji działa przez internet, w modelu Saas, ale są też takie, które można instalować na własnej infrastrukturze.
Proces wyboru
Na początek trzeba ustalić w czym system ma pomóc. Potrzeby mogą zależeć od skali, rodzaju prowadzonej działalności, kształtu organizacji i tego jak w niej działają OKR. Inne funkcje będą ważniejsze w firmie produktowej, inne w skupiających się na sprzedaży i marketingu.
Opinie firm, które już używają rozwiązań można znaleźć na takich stronach jak G2.com. Ich przedstawiciele są też często aktywni na grupach tematycznych poświęconych OKR np. na LinkedIn.
Przed zakupem abonamentu na dłuższy okres warto wypróbować system. Aplikacje OKRowe są drogie a 15 dniowy okres próbny może być za krótki. Konkurencja wśród twórców rozwiązań jest olbrzymia więc można i warto wybrzydzać.
Warto sprawdzić jak system wpłynie na codzienną pracę. Jakie będą np. konsekwencje wysyłanych powiadomień . Proces OKRowy jest złożony a każdy jego element można „wesprzeć” oprogramowaniem. Twórcy aplikacji chętnie po to sięgają, tymczasem w pracy nad priorytetami zwykle ważniejsza jest rozmowa niż aktualizacja w systemie.
Przykłady zastosowań
Jeśli firma ma dużą skalę i oddziały w wielu lokalizacjach to bez aplikacji trudno będzie jej się obejść. W takiej sytuacji był Flixbus. Firma używa dedykowanego narzędzia, zmodyfikowanego na jej potrzeby przez Betterworks. Umożliwia to m.in. komunikację między osobami odpowiadającymi za podobne rzeczy w różnych krajach oraz śledzenie postępów projektów rozwojowych np. realizowanych za granicą. Można „lajkować” podstęp jak na Facebooku i komentować statusy.
Damian Maślej, CEO rozwijającej dla klientów aplikacje wrocławskiej firmy Webini poświęcił na wybór narzędzia trzy tygodnie. Poznał około 15 rozwiązań spędzając na tym kilkadziesiąt godzin. – Wiedziałem czego szukam, poza tym interesowało mnie to zawodowo, w końcu sami robimy takie aplikacje – mówi. Zdecydował się na GTMhub. – Kluczowy był widok drzewa i wszystko to co umożliwia “zestrojenie” zespołów – mówi Maślej. – Mogę tę platformę polecić. OKRy to główna funkcja GTMHub, a nie dodatek do innych funkcjonalności.
GTMhub, podobnie jak np. Perdoo zdają “test” na wiedzę o metodzie. Ich twórcy działają z OKR od lat i publikują wartościowe materiały. Trudno oczekiwać dobrego rozwiązania od firmy, która nie zna fundamentów. Pierwszą rzeczą jaką sprawdzam widząc nową aplikację są materiały i przykłady OKR jakie publikuje. Jeśli znajdę w nich ilościowe Objectives, nie kontynuuję. Są wyjątkowe sytuacje, w których można ich użyć, ale na pewno nie powinny się znaleźć w podręczniku z podstawami.
Sporo aplikacji OKR powstaje w naszym regionie. GTMhub jest z Bułgarii, Weekdone – Estonii, a Workpath i Perdoo – Niemiec. Ta ostatnia ma wśród inwestorów krakowski fundusz Innovation Nest. W założonym w 2013 BetterWorks inwestorem jest John Doerr z Kleiner Perkins, który jest jednym z promotorów metody Objectives and Key Results.
Wpis opublikowany 29.11.2018, aktualizacja 25.01.2022