Jak wybrać aplikację do obsługi celów w OKRach?

Takie pytanie często pada na początku wdrażania OKR. Z odpowiedzią lepiej poczekać aż potrzeba wsparcia procesu dedykowaną aplikacją stanie się ważna a wymagania dla niej jasne.

Na początku rolę aplikacji OKR spełni z powodzeniem arkusz kalkulacyjny. Można stworzyć własny lub zaadaptować jeden z dostępnych szablonów. W niewielkich firmach – do 20 zespołów z celami – taki arkusz może być docelowym rozwiązaniem. Przy dużej skali warto jednak rozważyć dedykowane rozwiązania.

Przewagi aplikacji OKR

widok drzewa OKR w GTMhub
Ekran aplikacji OKR Quantive

Głównym zadaniem aplikacji jest prezentacja celów i postępu realizacji. Dlatego istotna jest przejrzystość i wygoda aktualizacji statusów, którą przeprowadza się co tydzień–dwa. Warto sprawdzić ile zajmuje czasu i zwrócić uwagę jak łatwy jest ogląd całości.

Wymagania dla O i KR to jedna z przewag aplikacji. Część rozwiązań “podpowiada” i weryfikuje jak napisany został OKR. Może to przyspieszyć proces nauki. W arkuszach biurowych trudniej wymusić jakość zapisu celów i miar. Ludzie zapominają np. o określaniu wartości startowej KR. Natomiast jeśli da się coś zmodyfikować, robią to. Często cierpi na tym czytelność, która jest ważna – wpływa na transparentność.

Prezentacja danych o postępie to kolejna rzecz, którą aplikacje powinny robić lepiej od uniwersalnych narzędzi. Wykresy informują w nich o poziomie realizacji w stosunku do dostępnego czasu. W arkuszu kalkulacyjnym wymaga to tworzenia dedykowanych formuł, które w aplikację powinny być wbudowane.

Główna wada aplikacji OKR

Główna wada większości rozwiązań OKR to fiksacja na punkcie liczb. W OKR ważne są metryki ale nie tylko. Postęp rzadko jest liniowy i zachowuje się zgodnie z “linią trendu”, która prowadzi do oczekiwanego wyniku. Dlatego ważny jest element jakościowy i związana z nim komunikacja.

Obsługiwane jest to przede wszystkim za pomocą “poziomów pewności”. Zespoły uzupełniają liczby informacją o tym, w jakim stopniu wierzą w szanse realizacji celu. Używają przy tym kolorów sygnalizacji świetlnej. Dominująca możliwość komunikacji to komentarze dostępne dla aktualizacji Kluczowych Rezultatów. Tymczasem informacja o postępie powinna dotyczyć całego OKR.

Nie znalazłem jeszcze rozwiązania, które robi to dobrze. O ten aspekt muszą zadbać menedżerowie odpowiedzialni za proces. Jednym z rozwiązań jest połączenie platform. Większość aplikacji ma integrację ze Slackiem, niektóre pozwalają na publikację wykresów postępu np. w Notion czy Confluence.

Sztuczna inteligencja

Gdy popularność zaczął zdobywać ChatGPT niektóre aplikacje OKR wprowadziły rozwiązania oparte o sztuczną inteligencję. Trudno będzie zapewnić aktualność tego wpisu, bo ta dziedzina zmienia się błyskawicznie. W pierwszej fali AI pomaga w pisaniu OKR – komponowaniu Objectives i doborze wskaźników dla KR.

Tability wprowadziło opcję, w której patrząc na aktualny postęp i podejmowane inicjatywy podpowiada co można zrobić by osiągnąć cel. Sztuczna inteligencja sugeruje więc ludziom działania. Można się spodziewać, że im więcej będzie miała informacji, tym lepiej to zrobi – jest więc dodatkowa motywacja by uzupełniać statusy.

Wygenerowane przez AI OKR nie zawsze są zgodne ze sztuką. Wszystko zależy od tego, na jakim materiale została wytrenowana sztuczna inteligencja. Na ten moment – maj 2023 – nie widziałem jeszcze wyspecjalizowanych rozwiązań. Propozycje działań mogą być użyteczne, ale raczej będą bazować na tym, co ktoś już zrobił.

Dostawcy aplikacji oferują wsparcie wdrożeniowe. Jego elementem jest integracja z różnymi systemami, które zawierają dane np. Salesforce czy Google Analytics. Można się spodziewać, że z czasem coraz więcej informacji o postępie i danych prezentowanych w aplikacjach OKR będzie automatyzowanych i analizowanych przez rozwiązania AI.

Kryteria wyboru aplikacji

Ben Lamorte i Paul Niven w książce „Objectives and Key Results” proponują 20 kryteriów oceny aplikacji. Listy można użyć jako inspiracji do wyboru, który jednak musi uwzględniać najważniejsze potrzeby firmy.

Szukając rozwiązania dobrze wiedzieć w czym system ma pomóc. Potrzeby zależą od skali i poziomu wykorzystania metody. Firma może mieć konkretny problem – np. związany z pracą w wielu lokalizacjach. W takiej sytuacji był Flixbus, który zdecydował się na narzędzie Betterworks. Umożliwia m.in. komunikację między osobami odpowiadającymi za podobne rzeczy w różnych krajach.

Istotna może być potrzeba narzucenia regularności aktualizacji. To aplikacje robią dobrze, ale warto sprawdzić jakie są możliwe konfiguracje powiadomień. Damian Maślej, CEO wrocławskiej firmy Webini, poświęcił na wybór narzędzia trzy tygodnie. Zdecydował się na GTMhub (dziś Quantive). – Kluczowy był widok drzewa i wszystko to co umożliwia “zestrojenie” zespołów – mówi Maślej.

Warto wypróbować system. Czołowe rozwiązania mają wersje darmowe. Decydując się na zakup wersji z dodatkowymi funkcjonalnościami warto zwrócić uwagę na koszt związany z liczbą potrzebnych kont. Do OKR z założenia powinni mieć dostęp wszyscy pracownicy. Jeśli uwzględnimy tylko menedżerów, ograniczymy transparentność.

Ważne są kwestie związane z bezpieczeństwem (cele zawierają poufne informacje) i sposobem autoryzacji użytkowników. Większość aplikacji działa w modelu Saas, ale są też takie, które można instalować na własnej infrastrukturze.

Kompetencje twórców

Dobrym wsparciem w wyborze są opinie firm, które już używają rozwiązań. Można je znaleźć na takich stronach jak G2.com. Warto zwrócić uwagę, że dominują tam dziś wielofunkcyjne kombajny, których głównym odbiorcą są działy HR. Relatywnie łatwo “dobudować” do nich moduł OKR. Pierwszą rzeczą jaką sprawdzam zapoznając się z nowym rozwiązaniem są przykłady OKR jakie publikuje firma oferująca aplikację. Jeśli znajdę w nich błędy merytoryczne, odrzucam rozwiązanie. Trudno oczekiwać dobrego produktu od firmy, która nie zna fundamentów.

Quantive, podobnie jak np. Perdoo czy względnie nowe na rynku Tability zdają “test” na wiedzę o metodzie. Ich twórcy publikują na jej temat wartościowe materiały, czego nie można powiedzieć o większości. Podejrzane są tu zwłaszcza kombajny obsługujące procesy HR i produkty dużych korporacji. Wyjątkiem może być Microsoft, w którym OKRy obsługuje aplikacja Viva. Jej założyciel napisał jedną z książek o OKR.

Sporo aplikacji OKR powstaje w naszym regionie. Quantive powstało w Bułgarii, Weekdone jest z Estonii a Workpath i Perdoo – z Niemiec. Ta ostatnia ma wśród inwestorów krakowski fundusz Innovation Nest. Inwestorem w założonym w 2013 BetterWorks jest John Doerr, który jest autorem najbardziej znanej książki na temat metody Objectives and Key Results.

Wpis opublikowany 29.11.2018, ostatnia aktualizacja 10.05.2023

Od autora:
Dziękuję za lekturę i poświęcony czas. Nazywam się Tomasz Bienias, jestem menedżerem z ponad 20 letnim doświadczeniem. OKR wdrażam od 2016 roku. Pomagam zarządzającym w budowie skutecznych firm. Zapraszam do współpracy.

W newsletterze raz na miesiąc wysyłam informacje o nowych artykułach.