Jak wdrożyć OKRy w organizacji

Menedżerowie firm nie doceniają skali zmian i czasu potrzebnego do wdrożenia OKR. Nie wystarczy zmiana formatu celów, który nie jest tak prosty jak się wydaje.

Firmy sięgają po metodę chcąc poprawić skuteczność realizacji planów strategicznych i polepszyć współpracę między działami. By to osiągnąć trzeba zmienić masę nawyków i zachowań. Dlatego by wdrożenie OKR zakończyło się powodzeniem, potrzebne jest pełne zaangażowanie kierownictwa.

Decyzja zarządu

Dlatego warto zacząć się od świadomej decyzji zarządu. Powinien on nazwać  największe wyzwania leżące przed organizacją i ustalić w czym OKRy mają pomóc. Trzeba zrozumieć czym jest,  jak działa i co daje metoda. Ta wiedza dostępna jest w książkach, artykułach i na szkoleniach. Warto zderzyć ją z doświadczeniami firm, które już OKRy stosują. Wszystko po to, by skrócić czas wdrożenia i uniknąć typowych błędów.

Decyzję o wprowadzeniu OKR powinni poprzeć wszyscy członkowie zarządu i całe grono najważniejszych dyrektorów. Będą wśród nich osoby sceptyczne. Trzeba zdobyć ich zrozumienie i wsparcie. Przy poparciu tylko części członków zespołu liderskiego, szanse wprowadzenia metody spadają.

Kluczowe odpowiedzialności

Z licznych doświadczeń wynika, że najważniejsze w procesie wprowadzania OKR są dwie osoby. Lider ze ścisłego kierownictwa, najlepiej członek zarządu, będzie reprezentował OKRy przed całą firma. Zapewni rangę i obecność OKR w pracach zarządu. Nie będzie jednak miał możliwości przekazywania wiedzy wszystkim. Dlatego potrzebny będzie opiekun systemu, poza ścisłym kierownictwem. Stanie się on głównym ekspertem OKR i właścicielem procesu.

Te osoby powinny mieć talenty i osiągnięcia związane z planowaniem i koordynacją realizacji. Muszą być szanowane w firmie. Proces wprowadzania OKR to zarządzanie zmianą, zaufanie do prowadzących go ma duże znaczenie.

Bez zaangażowania kierownictwa, lidera w zarządzie i właściciela procesu nie warto ruszać z pełnym wdrożeniem OKR. Z drugiej strony z doświadczeń wynika, że do sukcesu wystarczą te elementy i nastawienie na długi termin. Jeśli nie da się ich zapewnić, firma powinna zdecydować się na pilotaż w małej skali lub na tylko na pracę nad celami na poziomie zarządu. 

OKRy to roczne cele firmy i regularnie aktualizowane cele zespołów. Pierwszy element dla wielu organizacji jest wyzwaniem. Jednak już samo wybranie 3-4 najważniejszych rzeczy, ogłoszenie ich i stała praca nad nimi daje korzyści. Na pewno pozwoli to na lepsze zrozumienie metody. Zaprocentuje skupienie się na priorytetach i poprawa ich znajomości w organizacji.

Pilotaż

Pełne wdrożenie OKR warto zacząć robiąc trwający około kwartału pilotaż w jednym lub dwóch zespołach. Pokaże on jak cele wpływają na realizację, da dobre zderzenie teorii z praktyką.  By przejść dalej należy uwzględnić wnioski z tego etapu.

Plan wdrożenia, pilotażu i komunikacji będą zależały od specyfiki firmy. Jednak już we wczesnej fazie wszyscy pracownicy powinni się dowiedzieć, jakie są powody wprowadzania metody i jak może wyglądać proces. Powinni też zobaczyć pełne poparcie zarządu dla OKR.

Każdy pracownik powinien mieć dostęp do wiedzy o OKR przynajmniej w podstawowym zakresie. Na wczesnym etapie należy uruchomić szkolenia. Największe kompetencje warto budować w grupie menedżerów średniego szczebla – ludzi, którzy pracują z “pracownikami liniowymi”. To oni będą wyjaśniać sens działania OKR.

Komunikacja i Edukacja

Pierwsze korzyści z OKR firmy osiągają po 6-9 miesiącach. Brak wytrwałości i oczekiwanie szybkiego sukcesu to jeden z najczęściej popełnianych błędów na początku drogi. Jakie są pozostałe?

  1. Stawianie zbyt wielu celów
  2. Brak zaangażowania kierownictwa
  3. Niewystarczająca komunikacja i edukacja 
  4. Dodawanie OKRów do działających systemów celów
  5. Nie uwzględnianie wątpliwości pracowników

Źródłem całej kategorii problemów jest oparcie wdrożenia o aplikację obsługującą OKR. Nie powinno się tego robić na pierwszym etapie, rozwiązania z półki nie pasują do każdej organizacji. Mogą wprowadzać zbędną biurokrację i angażować ludzi nie dając korzyści. Na początek wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny. Po rozwiązanie można sięgać, gdy już wiadomo w czym ma pomóc.  

Od aplikacji w procesie OKR ważniejsi są ludzie i ich współpraca. To na nich, na ich zainteresowaniu, warto oprzeć wprowadzanie OKR. Najlepiej znaleźć w organizacji grupę kilku pozytywnie nastawionych osób, które będą ambasadorami zaangażowanymi w ulepszanie systemu. Jeśli OKRy mają być kluczowym procesem wspomagającym zarządzanie firmą, to jego poprawianie nie powinno się kończyć.

Kolejne wpisy na ten temat:

Pięć przeszkód na drodze do wdrożenia OKR

Jak wybrać aplikację do obsługi celów w OKRach?


Najbliższy warsztat otwarty "OKRy w praktyce" 23 czerwca 2022.