Jak wdrożyć OKRy w organizacji

Firmy często nie doceniają skali zmian i czasu potrzebnego do wdrożenia OKR. Nie wystarczy wprowadzenie formatu zapisu celów, który wcale nie jest łatwy.  By osiągnąć korzyści trzeba wpłynąć na pracę znacznej części organizacji.

OKRy wspierają kluczowe procesy w zarządzaniu. Firmy najczęściej sięgają po nie chcąc poprawić skuteczność realizacji planów strategicznych i polepszyć współpracę między działami. By to się stało potrzebne jest pełne zaangażowanie kierownictwa firmy.

Decyzja zarządu

Dlatego warto zacząć się od świadomej decyzji zarządu. Powinien on nazwać  największe wyzwania leżące przed organizacją i ustalić w czym OKRy mają pomóc. Trzeba zrozumieć czym jest,  jak działa i co daje metoda. Ta wiedza dostępna jest w książkach, artykułach i na szkoleniach. Warto zderzyć ją z doświadczeniami firm, które już OKRy stosują. Wszystko po to, by skrócić czas wdrożenia i uniknąć typowych błędów.

Decyzję o wprowadzeniu OKR powinni poprzeć wszyscy członkowie zarządu i całe grono najważniejszych dyrektorów. Będą wśród nich osoby sceptyczne. Trzeba zdobyć ich zrozumienie i wsparcie. Przy poparciu tylko części członków zespołu liderskiego, szanse wprowadzenia metody spadają.

Kluczowe odpowiedzialności

Z licznych doświadczeń wynika, że najważniejsze są dwie osoby. Lider ze ścisłego kierownictwa, najlepiej członek zarządu, będzie reprezentował OKRy przed całą firma. Zapewni rangę i obecność OKR w pracach zarządu. Nie będzie jednak miał możliwości wspierania i przekazywania wiedzy wszystkim. Dlatego potrzebny będzie opiekun systemu, poza ścisłym kierownictwem. Stanie się on głównym ekspertem OKR w firmie.

Te osoby powinny mieć talenty i osiągnięcia związane z określaniem priorytetów, planowaniem i koordynacją. Muszą być szanowane w firmie. Proces wprowadzania OKR to zarządzanie zmianą, zaufanie do prowadzących go ma duże znaczenie.

Bez zaangażowania kierownictwa, lidera w zarządzie i właściciela procesu nie warto ruszać z pełnym wdrożeniem OKR. Z doświadczeń wdrażających wynika, że do sukcesu w zasadzie wystarczą te elementy i nastawienie na długi termin. Jeśli nie da się tego zapewnić, firma powinna zdecydować się na pilotaż w małej skali lub na tylko na pracę nad celami na poziomie zarządu. 

OKRy to roczne cele firmy i regularnie aktualizowane cele zespołów. Pierwszy element dla wielu organizacji jest wyzwaniem. Jednak już samo wybranie 3-4 najważniejszych rzeczy, ogłoszenie ich i stała praca nad nimi w zarządzie daje korzyści. Na pewno pozwoli to na lepsze zrozumienie metody. Zaprocentuje też skupienie się na priorytetach i poprawa ich znajomości w organizacji.

Komunikacja i pilotaż

Pełne wdrożenie OKR warto zacząć robiąc trwający około kwartału pilotaż w jednym lub dwóch zespołach. Pokaże on jak cele wpływają na realizację, da dobre zderzenie teorii z praktyką.  By przejść dalej należy uwzględnić wnioski z tego etapu.

Plan wdrożenia, pilotażu i komunikacji będą zależały od specyfiki firmy. Jednak już we wczesnej fazie wszyscy pracownicy powinni się dowiedzieć, jakie są powody wprowadzania metody i jak może wyglądać proces. Powinni też zobaczyć pełne poparcie zarządu dla OKR. 

Każdy pracownik powinien mieć dostęp do wiedzy o OKR przynajmniej w podstawowym zakresie. Na wczesnym etapie należy uruchomić szkolenia. Największe kompetencje warto zbudować w grupie menedżerów średniego szczebla – ludzi, którzy pracują z “pracownikami liniowymi”. To oni będą wyjaśniać sens działania OKR.

Komunikacja i Edukacja

Pierwsze korzyści z OKR firmy osiągają po 6-9 miesiącach. Często trzeba czekać dłużej. Brak wytrwałości i oczekiwanie szybkiego sukcesu to jeden z najczęściej popełnianych błędów na początku drogi. Jakie są pozostałe?

  1. Stawianie zbyt wielu celów
  2. Brak zaangażowania kierownictwa
  3. Niewystarczająca komunikacja i edukacja 
  4. Dodawanie OKRów do działających systemów celów
  5. Nie uwzględnianie wątpliwości pracowników

Źródłem całej kategorii problemów jest oparcie wdrożenia o aplikację obsługującą OKR. Nie powinno się tego robić na pierwszym etapie, rozwiązania z półki nie pasują do każdej organizacji. Mogą wprowadzać zbędną biurokrację i angażować ludzi nie dając korzyści. Na początek wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny, najlepiej online. Po rozwiązanie można sięgać gdy już wiadomo w czym ma pomóc.  

Od aplikacji w procesie OKR znacznie ważniejsi są ludzie. To na nich, na ich zainteresowaniu, warto oprzeć wprowadzanie OKR. Odpowiedzialni za proces powinni znaleźć w organizacji grupę kilku pozytywnie nastawionych osób, które będą ambasadorami zaangażowanymi w poprawianie systemu. Jeśli OKRy mają być kluczowym procesem wspomagający zarządzanie firmą, to jego poprawianie nie powinno się kończyć.

Kolejne wpisy na ten temat:

Pięć przeszkód na drodze do wdrożenia OKR. 

Jak zwiększyć szanse wprowadzenia OKR w organizacji?

Jak wybrać aplikację do obsługi celów w OKRach?


Warsztat otwarty "OKRy w praktyce". Zapraszamy.