Firmy nie doceniają skali wyzwania i czasu potrzebnego do wdrożenia OKR. By to zrobić nie wystarczy wprowadzenie nowego formatu celów, którego nauka nie tak łatwa, jak się wydaje.
OKRy wpływają na procesy kluczowe do realizacji strategii. Dotyczą one wyboru priorytetów, zgrywania działań w organizacji i monitoringu postępu. By je poprawić trzeba zmienić sporo nawyków i zachowań. Dlatego do wdrożenia OKR potrzebny jest czas i zaangażowanie całego kierownictwa.
Jednomyślna decyzja zarządu
Warto zacząć się od decyzji zarządu. Musi on zrozumieć jakie problemy rozwiązuje metoda i z jakimi zmianami wiąże się wdrożenie. Ta wiedza dostępna jest w książkach, artykułach i na szkoleniach. Warto zderzyć ją z doświadczeniami firm, które już OKRy stosują.
Zarząd musi ustalić po co firma wdraża OKRy – co poprawi lub osiągnie. Celem może być realizacja znaczącego nowego wyzwania – np. wejście na nowy rynek. Jednak najczęściej sięga się po metodę żeby poprawić skuteczność realizacji strategii.
Decyzję o wprowadzeniu OKR powinni poprzeć wszyscy członkowie zarządu i grono najważniejszych dyrektorów. Będą wśród nich osoby sceptyczne, trzeba je przekonać. Przy poparciu tylko części z nich, szanse wprowadzenia metody spadają. Pasywny opór jest szkodliwy dla takich zmian.
Z decyzją powinno się wiązać też przyjęcie wstępnego planu wdrożenia. Trzeba zrozumieć główne etapy, przyjąć horyzont czasowy i ustalić, kto będzie właścicielem procesu.
Kluczowe odpowiedzialności
Przy wprowadzaniu OKR najważniejsze są dwie osoby. Członek zarządu, którym może być Prezes lub Dyrektor Operacyjny reprezentuje OKRy przed całą firma i podkreśla w ten sposób znaczenie tematu. Nie będzie jednak miał możliwości organizowania procesu i przekazywania wiedzy. Dlatego dodatkowo potrzebny jest “właściciel” procesu OKR.
Obie kluczowe osoby powinny mieć kompetencje związane z określaniem priorytetów, planowaniem i koordynacją. Muszą być szanowane. Proces wprowadzania OKR to zarządzanie zmianą i zaufanie do osób, które go firmują jest kluczowe. Nie powinno się go również powierzać zewnętrznym konsultantom i świeżo zatrudnionym menedżerom.
Bez zaangażowania zarządu i właściciela procesu nie warto ruszać z pełnym wdrożeniem OKR. Z doświadczeń firm wynika, że w mniejszych organizacjach do sukcesu wystarczą te elementy połączone z gotowością na to, że zmiana zajmie znacznie więcej niż kwartał.
Ważna jest jeszcze jedna grupa osób – managerowie średniego szczebla. Osoby pracujące bezpośrednio z pracownikami liniowymi (to ci, którzy wykonują “prawdziwą pracę”) to najważniejszy czynnik w takich zmianach. Od ich wiedzy, zrozumienia i zachowania w związku z OKR zależy sukces wdrożenia metody. Muszą ją dokładnie poznać, zrozumieć i stać się jej adwokatami.
W zapewnieniu dostępu do wiedzy o poprawnym stawianiu celów i mierzeniu postępu pomaga współpraca z ekspertem OKR. W większych firmach sens może mieć też powołanie dodatkowych ról: odpowiedzialnego ze strony HR oraz project managera.
Start wdrożenia
Wdrażanie OKR przypomina prowadzenie projektu połączone z zarządzaniem zmianą. Stopniowo lub skokowo wprowadza się do systemu kolejne zespoły. Rekomendowane podejście mówi, żeby jako pierwszy zarząd ustalił OKRy firm. Można też zacząć od trwającego kwartał pilotażu w 2-3 zespołach.
OKRy to roczne cele firmy i często aktualizowane cele zespołów. Już określenie 3-4 priorytetów firmy, ogłoszenie ich i stała praca nad nimi w zarządzie daje korzyści. Procentuje zwłaszcza poprawa wiedzy o priorytetach organizacji. Pilotażu nie powinno się pomijać. Pozwala on sprawdzić w jednym lub dwóch zespołach co oznacza w praktyce praca w metodzie. Przechodząc dalej uwzględnia się wnioski z tego etapu.
Ogłaszając wdrożenie OKR zarząd powinien wyjaśnić czym jest metoda i jakie są powody jej wprowadzenia. Warto przy tym przypomnieć strategię i ogłosić priorytety firmy przygotowane już w nowym formacie. To, że management będzie na nich pracować, pokaże jego zaangażowanie.
Każdemu pracownik powinien mieć dostęp do wiedzy o OKR. Jednak metodę muszą dokładnie poznać przede wszystkim menedżerowie średniego szczebla. O nich trzeba również zadbać przed ogłoszeniem decyzji o wprowadzeniu OKR. Nie może to być dla nich zaskoczeniem. Po ogłoszeniu przez Zarząd to swoich przełożonych pracownicy będą pytać o szczegóły.
Komunikacja i Edukacja
Pierwsze korzyści z wdrożenia pojawiają się po 6-9 miesiącach – wynika z ankiet przeprowadzanych wśród firm, które wprowadziły OKR. Dojście do zakładanej poprawy czasem zajmuje nawet 2 lata. Brak wytrwałości i oczekiwanie szybkiego sukcesu to jeden z najczęściej popełnianych błędów na początku drogi. Jakie są pozostałe?
- Brak zaangażowania kierownictwa
- Stawianie zbyt wielu celów
- Niewystarczająca komunikacja i edukacja
- Nie uwzględnianie wątpliwości pracowników
- Wprowadzanie indywidualnych OKR
Problemy może powodować oparcie wdrożenia o aplikację do OKR. Rozwiązania z półki nie są dostosowane do specyfiki organizacji. Często wprowadzają zbędną biurokrację i angażują ludzi w nie dające korzyści aktywności. Na początku wystarczy przemyślany arkusz kalkulacyjny. Technologią będzie warto się wspomóc przy większej skali, gdy już wiadomo jak działa proces i w czym ma pomóc.
Od aplikacji w procesie OKR ważniejsi są ludzie. To na ich zainteresowaniu i zaangażowaniu warto oprzeć wprowadzanie OKR. Warto zebrać grupę pozytywnie nastawionych pracowników, którzy będą ambasadorami zaangażowanymi w ulepszanie systemu.
Samo poprawianie będzie dotyczyć nie tylko działania OKR. Konsekwentnie wdrażane elementy metody pokażą co warto zmienić w firmie. Pozwolą odkryć kto musi współpracować, gdy przychodzi do realizacji najważniejszych wyzwań. Lepiej będzie widać jakie rzeczy idą dobrze, a które wymagają większej uwagi. By w oparciu o te informacje lepiej działać firma powinna opanować dobrze praktykę retrospektyw – omawiania wyników założonych działań i wprowadzania zmian na podstawie tego, co się zdarzyło.
Zmiany będą dotyczyć samej organizacji – zespołów, działów i współpracy między nimi ale też samej metody. Jeśli OKRy mają być kluczowym procesem wspomagającym zarządzanie firmą, to jego poprawianie nie powinno się kończyć.
Kolejne wpisy na ten temat:
Pięć przeszkód na drodze do wdrożenia OKR
Jak wybrać aplikację do obsługi celów w OKRach?
