Jak rozliczać OKRy

Weryfikacja realizacji OKR nie służy rozliczaniu, tylko ustaleniu faktów pozwalających wyciągnąć wnioski do dalszych działań. Z tego wynika uproszczone podejście do mierzenia wyników.

Przypomnijmy: żaden zespół i pracownik nie powinien dostać premii za osiągnięcie OKR. Nie może być też ukarany za niski wynik. Ma to zapewnić komfort potrzebny do podejmowania ryzyka i wprowadzania znaczących zmian zamiast drobnych optymalizacji.

Poza brakiem premii znaczenie ma samo podejście do weryfikacji postępu OKR. Od jakości i treści odbywanej przy tej okazji rozmowy zależy, czy proces będzie dawał informacje pozwalające na wyciąganie wniosków. Jest to trudne gdy omawianie wyników kojarzy się z oceną, w której wszyscy chcą tylko jak najlepiej wypaść.

Jak ocenić wynik OKR?

Intel stosował trzy poziomy miar realizacji KR – w całości, połowie lub wcale (1, ½, 0). Dostępne jest nagranie, na którym Andy Grove tłumaczy system w czasie szkolenia, podkreślając jego prostotę. Dziś w najczęściej stosowanej skali, która pochodzi z Google, wszystko powyżej 0,7 KR oznacza sukces (kolor zielony). Mniej niż 0,3 oznacza, że cel nie został osiągnięty a zakres 0.4–0.6 to połowa realizacji (odpowiednio czerwony i żółty).

Przykład rozliczenia celu z Intela pochodzący z prezentacji Johna Doerra

Realizacja celu to średnia wyników wszystkich KR-ów przełożona na tą samą trzystopniową skalę sygnalizacji świetlnej. System ma być prosty, dlatego nie stosuje się wag. Wszystkie komplikacje wydłużają proces ustalania nie dając przy tym dodatkowej wartości. Poza tym założenie, że w wagach jesteśmy w stanie odzwierciedlić rzeczywistość jest fałszywe.

Ponieważ konkretną rzecz często zmienia się i mierzy pierwszy raz, czasem zdarza się wynik na poziomie powyżej 100 % Kluczowego Rezultatu. Jednak ciągle jest to tylko pełna realizacja, punkty nie przenoszą się też na inne KR. Podobnie, gdy mimo prób poprawienia miernik spadnie poniżej wartości startowej, jest to nadal tylko brak realizacji. Gdy miara będzie śledzona również w kolejnym okresie, będzie startować z wyższego lub niższego stanu startowego.

Z tym wiąże się nie dla wszystkich oczywista rzecz, że miara w KR ma wartość startową i zwykle nie jest to zero, a docelowy poziom może być większy (np. gdy chcemy poprawić konwersję) lub mniejszy (gdy chcemy skrócić czas).

Kluczowe Rezultaty dla zaawansowanych

Do KR trafiają często metryki takie jak np. liczba pozyskanych użytkowników newslettera. Gdy po nie sięgamy, warto zwrócić uwagę na dobór wartości bazowej i częstotliwość mierzenia. OKR powinny pokazywać zmiany, więc od tego ilu zyskamy użytkowników ważniejsze jest czy robimy to lepiej w stosunku do wcześniejszego okresu. Dlatego potrzebny jest punkt odniesienia. Gdy KR startuje od zera, zwykle staje się celem liczbowym, który można porównywać tylko z założonymi poziomami realizacji. 

Lepsze są metryki takie jak konwersja, która pokazuje jak działa produkt lub proces. Sama ilość nie jest zła, w końcu jest już miarą, którą trudno oszukać a nie zadaniem. Jednak, żeby dobrze pokazywała zmianę, coś trzeba z nią zrobić. Pomóc może zmiana okresu pomiaru. Załóżmy, że przy aktualnym poziomie aktywności i układzie informacji na stronach, w kwartale pozyskujemy około 100 użytkowników i chcemy dojść do poziomu 150. Osiągnięcie 125 będzie tylko połową realizacji. Jednak licząc od zera dość późno się o tym dowiemy. Jedno z rozwiązań to obserwować tygodniową liczbę nowych subskrybentów newslettera. Upraszczając, aby osiągnąć cel musimy pozyskiwać co najmniej 12 zamiast obecnych  8. Dzięki takiemu zabiegowi można regularnie weryfikować wpływ działań i zmian wprowadzanych do procesu. 

Jako bazę można przyjąć ostatni mierzony okres lub, w dojrzalszym biznesie, analogiczny okres sprzed roku. Jest tu więcej niuansów, bo pomiar KR w wersji dla zaawansowanych wcale nie jest prostą sprawą. Równocześnie obserwowane wyniki muszą być zrozumiałe dla ludzi, którzy pracują nad tym, by je osiągnąć.

Przy samej ocenie wyniku wystarczy skala ograniczona do jednego miejsca po przecinku. Stosowanie precyzyjnych miar (np. 0,68), utrwala tradycyjne myślenie o celach. Debatowanie o różnicach w wyniku na poziomie aptekarskim nie zmienia sytuacji firmy ani produktu. 

Wkład do retrospekcji

OKR ocenia się by zyskać wiedzę o postępie, wyciągnąć wnioski i podjąć decyzje co do dalszych działań. Retrospekcję robi się na koniec kwartału lub zaraz po nim. To kolejny powód, dla którego miary z KR nie możemy poznawać z opóźnieniem. Mierniki, które pokażą efekty po tygodniach tu nie pomogą. Trzeba o to zadbać już przy stawianiu celów. 

Z czasem wyniki realizacji kwartalnych celów tworzą historię, zbiór faktów na temat najważniejszych zmian prowadzonych przez firmę. Można ją wykorzystać do podsumowań okresu i decyzji strategicznych.

Od autora:
Dziękuję za lekturę i poświęcony czas. Nazywam się Tomasz Bienias, jestem menedżerem z ponad 20 letnim doświadczeniem. OKR wdrażam od 2016 roku. Pomagam zarządzającym w budowie skutecznych firm. Zapraszam do współpracy.

W newsletterze raz na miesiąc wysyłam informacje o nowych artykułach.