Rytm organizacji

Nikt nie lubi spotkań, bez nich jednak pracować się nie da. Jest to jedna z podstawowych ale najczęściej źle działających w organizacjach rzeczy. Jak wykorzystać OKRy by uzdrowić rytm spotkań i ustaleń?

Bez rozmów z ludźmi nie ma pracy. Tylko bezpośrednia komunikacja pozwala na wyjaśnienia, podjęcie decyzji i wspólnych zobowiązań. Można przewidzieć jakie stałe spotkania będą potrzebne w firmie. W efekcie nasze kalendarze powinny być z góry wypełnione w 15-30 procentach. Dla osób kierująch będzie to więcej, dla realizujących zadania – mniej.

W pierwszej grupie będą to tygodniowe, miesięczne i kwartalne spotkania zarządów, spotkania menedżerów ze swoimi pracownikami – zespołowe i indywidualne, a także ich spotkania 1 na 1 z szefem. W drugiej, również 1 na 1 a także spotkania operacyjne, choćby takie jak “daily”, review czy planowanie w cyklach Scrum. Obok stałych spotkań będą się pojawiać organizowane ad hoc, na konkretne tematy, których nie da się zaplanować z góry. Jest więc tego sporo.

Każda osoba krytykująca spotkania mówi o straconym czasie. Zwykle ma ku temu dobre powody. Co ciekawe, często sama jako uczestnik bądź organizator jest źródłem tych problemów.

Problemy ze spotkaniami wynikają z tego, że nie umiemy ich dobrze robić, ani efektywnie w nich uczestniczyć. W zasadzie jest to nienaturalne. Trzymanie się zaplanowanego czasu, mówienie tylko na temat, podejmowanie i zapisywanie konkretnych decyzji i dyscyplina nie są naturalnym sposobem działania ludzi.

W efekcie łatwo odbiegamy od tematu, uciekamy w dygresje, nie zamykamy spotkań zrozumiałą dla uczestników listą decyzji. Jej spisanie i rozesłanie jest tak rzadkie, że wydaje się to być jakaś “wyższa szkoła jazdy”. Tymczasem jeśli tego nie mamy, zmarnowaliśmy czas, a jedyną korzyścią była wymiana informacji.

Dobre organizacje mają działający, zdrowy rytm efektywnych spotkań. Mówią o tym najlepsze książki poświęcone prowadzeniu biznesu. Zainspirowany wpisem Freda Wilsona ostatnio do listy korzyści z wdrożenia podejścia Objectives and Key Results dopisałem kolejny element – rytm. Jest on elementem dyscypliny, dzięki której nie zapominamy o celach, monitorujemy postęp realizacji i regularnie rozmawiamy o tym, co zmienić, by je osiągać.

W OKR spotkania mają konkretne formaty i treść, z góry zadany przebieg. Wiadomo kto i jak często powinien się spotykać by ustalać cele. Mniej oczywiste, ale ważne, są spotkania wzmacniające realizację. Na nich powinnino się sprawdzać postęp, rozmawiać o tym, co w nim pomaga lub przeszkadza. Podejmować decyzje co w związku z aktualnym stanem trzeba wzmocnić lub zmienić. Oraz dokumentować sytuację i zobowiązania.

By to dobrze robić, warto odpowiedzieć na pytanie, które elementy dotychczasowych spotkań zastąpić rozmową o celach OKR. Nie dodawać, tylko wykorzystać okazję by poprawić istniejące spotkania i wyeliminować rzeczy zbędne. W końcu OKR to priorytet, nie jedyna rzecz jaką robimy, ale najważniejsza.

Istotny jest też format spotkań. Każde spotkanie zespołu związane z monitorowaniem realizacji powinno wyglądać dokładnie tak samo. Nawet notatka będzie miała ten sam format. Znajdzie się w niej informacja o aktualnym postępie, zaobserwowanych przeszkodach, działaniach podejmowanych by je usunąć (z inicjałem odpowiedzialnej osoby) i aktualnych priorytetach.

Gdy tego nie trzeba za każdym razem wymyślać, można zacząć ćwiczyć poprawiając jakość ustaleń i skuteczność realizacji.


Dziękuję za lekturę. OKR-ami zajmuję się od ponad 4 lat.
Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu skontaktuj się ze mną.

Zapraszam też na warsztaty otwarte.