Siła stałych, powtarzalnych spotkań w organizacji

Skuteczne firmy mają ułożony rytm powtarzalnych spotkań – to jeden z elementów systemu operacyjnego organizacji. Dzięki niemu nie zapominają o priorytetach, monitorują postęp realizacji strategii i mają czas na ważne rozmowy.

Bez spotkań pracować się nie da. W ich trakcie buduje się zespoły, zapadają decyzje i podejmowane są zobowiązania. Gdy ludzie pracują razem, sprawniej krąży informacja i można wyjaśnić rzeczy, które budzą wątpliwości.

Jak robić dobre / lepsze / efektywne zebrania

Krytycy narzekają, że spotkania to strata czasu. Często tak jest. Jednak dziesiątki przepisów na to “jak robić dobre zebrania” zawierające zalecenia typu “potrzebny jest cel i agenda” nie działają. Nie wystarczy ich ogłosić, nie wystarczy się z nimi zgodzić (w zasadzie wszyscy się zgadzają), niezbędna jest praktyka. Najłatwiej poprawić regularne spotkania. Powtarzalność ogranicza niespodzianki — znany jest jego organizator, czas, tematyka oraz format pracy i ustaleń.

Przy stałych spotkaniach najłatwiej zastosować skuteczne narzędzie poprawy: rundę podsumowań uczestników, którzy mówią co było dobre a co warto zrobić lepiej. To też dobre ćwiczenie – uczestnicy muszą się nauczyć mówić o tym w maksymalnie dwie minuty. Zadaniem organizatora – właściciela zebrania – będzie te uwagi uwzględniać.

Przy regularnych spotkaniach uczestnicy mogą skupić się na treści. Pozostaje zapewnić, żeby była nią rozmowa o najważniejszych rzeczach. Jeśli firma używa OKR, to wiadomo, które to są. Metoda nie jest po to, by wprowadzić nowe spotkania, ma wzbogacić te, które i tak powinny się odbywać. Dzięki częstemu omawianiu priorytetów poprawia się skuteczność realizacji. Jednak nie tylko na realizację strategii trzeba mieć zarezerwowany czas.

Najważniejsze spotkania

Klucz do budowy kalendarza stałych spotkań jest jeden: rzeczy ważne, które są regularnie wypierane przez powszechną “bieżączkę” i reaktywny tryb działania. Jeśli się z góry nie zablokuje na nie miejsca, znajdą się powody, by je odłożyć. Najlepszym przykładem jest rozwój. Zarówno zarządzający i zespoły powinny mieć zablokowany czas na edukację — po to, by stale wspólnie poprawiać swoje kompetencje w kluczowych tematach. Rzadko takie rzeczy są robione, ponieważ wszyscy gonią. Jednak w długim terminie trudno je przecenić.

Lepiej rozumiane, ale też często pomijane, są spotkania na temat strategii. Między innymi dlatego, że zarządzający nie potrafią oddzielić tej rozmowy od problemów operacyjnych. Tymczasem co najmniej raz na miesiąc powinno się omawiać jeden z kluczowych tematów z perspektywy strategicznej a raz na kwartał przeznaczać na to całodzienną sesję.

Kalendarz menedżera będzie z góry wypełniony spotkaniami czasem nawet w 30 procentach. Co tydzień ma przede wszystkim spotkania operacyjne z zespołem oraz indywidualne z pracownikami. Największy blok stanowi seria “1 na 1” z podwładnymi – po pół godziny, co tydzień, z każdym. Jeśli jest członkiem zespołu zarządzającego, to na pewno będzie miał z nim co najmniej 3 godziny wspólnej pracy co tydzień.

Zadaniem dyrektora operacyjnego (COO) jest zebranie wszystkich tematów, o których zarządzający powinni rozmawiać stale i ułożenie ich w sensowny cykl.

System spotkań OKR

Ustalanie celów bywa w organizacjach dorocznym koszmarem. Trwa od miesiąca do kwartału i pęta się po wszystkich możliwych szczeblach firmy. W OKR cele ustala się często, więc z czasem dochodzi się do wprawy. Co kwartał ustala się priorytety i zgrywa je między zespołami. Dzięki temu, że wszyscy robią to w tym samym czasie, możliwe jest skrócenie całego procesu.

Najważniejszym jednak spotkaniem w procesie OKR jest przegląd postępu realizacji. Zespół zajmuje się nim co poniedziałek przez 15 minut. Spotkanie zawsze wygląda tak samo – padają identyczne pytania a efektem jest aktualizacja statusu i notatka mówiąca co kto zrobi w rozpoczynającym się tygodniu.

Gdy wszystkie zespoły zaktualizują statusy, management może mieć dobry materiał na wtorkowe spotkanie operacyjne. Różnie firmy sobie z takimi spotkaniami radzą, popularne są dwa modele. Pierwszy to trzymać otwartą agendę i na bieżąco reagować na informacje, które napłyną z frontu. Inny – cyklicznie i poświęcać spotkanie by rozmawiać co najmniej raz na miesiąc o kolejnym z ważnych tematów (Produkt/Klient, Ludzie, Pieniądze).

Piszę o rzeczach, za które osobiście odpowiadałem. Jeśli chcesz pogłębić temat, źródła i inspiracje zebrałem w tym tweecie:

Powered by TinyLetter