Choć wszyscy na nie narzekają, spotkań nie da się uniknąć. Z badań Microsoftu wynika, że spędzamy na nich większość czasu w pracy. To na spotkaniach w procesie kreatywnym, rozwojowym i w zarządzaniu podejmuje się decyzje, wyjaśnia rzeczy, buduje relacje oraz zespoły.

Spotkania to koszt, czas ludzi jest zasobem, za który firmy płacą. To największy wydatek, którego nie śledzą. To jednak tylko wierzchołek góry lodowej. Dochodzi do tego zmarnowana energia zdemotywowanych po spotkaniu uczestników oraz koszt błędnych decyzji.

Spotkania nie staną się lepsze dzięki przepisom z poradników i szkoleń, one już nie zadziałały. Na początku trzeba uznać, że są częścią pracy i ustalić, że za ich produktywność odpowiadają menedżerowie. Naprawę najlepiej zacząć od niezbędnych spotkań stałych. Kontrolować i redukować pozostałe.

Oto kilka praktyk, które pomogą poprawić efektywność spotkań w dowolnej firmie:

Zachowania społeczne

Spotkania wymagają umiejętności społecznych, które nie przychodzą naturalnie. Ludzie mają tendencję do przedłużania wypowiedzi, odbiegania od tematu i skupiania się na własnych pomysłach.

Jednym ze sposobów przeciwdziałania temu jest reguła dwóch minut dla każdej wypowiedzi. Uczy zwięzłości i zmusza do przygotowania się. Kluczowe jest też ćwiczenie aktywnego słuchania i konstruktywnego zabierania głosu.

Produktywne uczestnictwo w spotkaniu wymaga praktyki i świadomego wysiłku. Zaufanie w zespole pozwala członkom otwarcie dzielić się pomysłami i przyjmować krytykę. Dlatego warto zacząć od grup, w których ludzie już sobie ufają.

Ograniczanie czasu i standaryzacja materiałów

Zawsze trzeba rozpoczynać i kończyć punktualnie. Spóźnienia i przeciąganie dyskusji podważają zasady i szacunek dla czasu innych. Ramy czasowe motywują do skupienia się na najważniejszych kwestiach. Ich przestrzeganie buduje kulturę efektywności i odpowiedzialności.

Zamiast prowadzenia tradycyjnych prezentacji, warto przeznaczyć początek spotkania na ciche czytanie przygotowanych dokumentów. Taka metoda, stosowana m.in. w Amazonie prowadzi do bardziej produktywnej dyskusji. Eliminuje problem powierzchownych prezentacji i koncentruje uwagę na meritum.

Wprowadzenie standardowych formatów, szablonów dla prezentacji i raportów oszczędza czas na przygotowanie i interpretację danych. Gdy wszyscy znają strukturę dokumentu, skupiają się na treści, a nie na formie. Łatwiej jest porównywać informacje między zespołami i okresami.

Struktura dyskusji

Efektywne spotkania wymagają dobrej dyskusji. Na początku należy precyzyjnie określić problem lub pytanie, żeby wszyscy rozmawiali o tym samym. Następnie szuka się rozwiązań, rozważając co najmniej dwie możliwości poza opcją “nie robimy nic”. Dopiero po wyborze przechodzi się do planowania działań.

Kluczowe jest, by wszyscy uczestnicy byli w tej samej fazie dyskusji jednocześnie. Przeskakiwanie między nimi prowadzi do chaosu i nieefektywności. Tę strukturę należy ćwiczyć i doskonalić, by stała się naturalnym elementem kultury organizacyjnej.

Jest to trudne, bo rozwiązywanie problemów nigdy nie chce przebiegać liniowo. Dlatego trzeba czasem sięgać po grupowe metody pracy nad tematami – na przykład wykorzystując tablice, wspólną pracę i niezależny brainstorming.

Decyzje w notatkach

W powszechnej praktyce do ustaleń ze spotkań trafiają “minutki”. Są to szczegółowe zapisy rozmów, często zawierające zbędne detale i nieistotne wypowiedzi. Zamiast nich, warto zapisywać tylko kluczowe decyzje.

Gdy decyzja wymaga działania, potrzebny jest klarowny zapis: kto, co robi i do kiedy. Ten mikroformat ma nawet akronim – WWW (Who, does What, by When).

Zawsze trzeba się zatrzymać kończąc blok dyskusji. Wtedy zapada ustalenie, nie na koniec spotkania. Zapisując je na bieżąco notatkę można wysłać w ciągu godziny po spotkaniu. Wtedy też warto dać szansę uczestnikom do wyprostowania ustaleń, zwłaszcza takich, które ich dotyczą.

Konsekwencja i ciągłe doskonalenie

Na początku każdego spotkania warto wrócić do decyzji podjętych poprzednio. Takie podejście zapewnia ciągłość pracy i rozliczalność z podjętych zobowiązań. Żeby decyzje miały moc, musi być jasne, że nie przepadną.

Krótka runda opinii na końcu każdego spotkania, gdzie uczestnicy w ciągu maksymalnie dwóch minut mówią, co było dobre, a co warto poprawić, pomaga w ich ciągłym udoskonalaniu. Angażuje też członków zespołu i buduje poczucie wpływu na jakość wspólnej pracy.

Kluczem jest konsekwentne stosowanie tych metod i regularna ewaluacja ich skuteczności.