Jak stawiać jakościowe cele?

Dla zaczynających pracę w OKR wyzwaniem jest określenie jakościowego Objective. Dotąd do tego elementu celu nie przywiązywano wagi i niewiele osób rozumie jego znaczenie. Jak powinien być zapisany Objective? Jak dobrać słowa by go wyrazić? Czy warto powalczyć, aby cel był inspirujący?

Ustalanie OKR to szukanie odpowiedzi na pytania: “co chcemy osiągnąć” oraz “po czym poznam, że się udało”. Objective dotyczy pierwszego z nich. Ma jednoznacznie, w czytelny sposób, określić cel. Jego wydzielenie jest główną różnicą między formatem OKR a SMART.

Cechy dobrego celu

Objective musi przede wszystkim w sposób zrozumiały nazwać zmianę lub stan docelowy. Gdy tak nie będzie, każdy inaczej go zinterpretuje i priorytety się rozmnożą. Warto zadbać, aby zapis był inspirujący jednak dążenie do tego często kończy się tworzeniem chwytliwych haseł, z których trudno wydobyć znaczenie. Dlatego, zwłaszcza na początku, określając Objective najlepiej postawić na prostotę.

Dobry Objective powinien być zwięzły. Podejrzenia powinien budzić zapis, który nie mieści się w jednej linijce i zawiera spójniki lub przecinki. Niestety mamy skłonności do pisania celów w postaci zdań złożonych z dużą liczbą przymiotników. Sedno w nich ginie.

W osiągnięciu precyzji przydaje się wiedza z lekcji gramatyki. Zwykle to rzeczowniki i czasowniki niosą w sobie treść, przymiotniki mogą ją najwyżej uzupełniać. Tymczasem często są nadużywane, zwłaszcza takie niejednoznaczne i modne: innowacyjny, przełomowy czy też zrównoważony. Podmiotem celu jakościowego jest zespół lub osoba, która go stawia. Przedmiotem (dopełnieniem), na który chce wpłynąć będzie rzecz lub jej jakość (np. cecha). To ona jest najistotniejszym elementem celu.

Z zapisu powinno wynikać jak ma się zmienić przedmiot celu. Użyty czasownik może określać kierunek zmiany np. Zwiększyć, Poprawić czy Wprowadzić. Możliwe jest tu zastosowanie przymiotnika typu Poprawiona.

Dobry test dla zapisu Objective to umieszczenie go na końcu pytania Jak nam idzie… . Całość powinna brzmieć naturalnie. Równie naturalnie musi być wyrażona za pomocą elementów Objective odpowiedź na pytanie Na czym się skupiacie?. Tego typu pytania będą często zadawane w trakcie realizacji.

Intencja i “dlaczego” cel jest ważny

Wariantów zapisu Objective dla tego samego priorytetu jest zawsze kilka. Jest też kilka metod mówiących jak to robić. Omawiam tu najprostszą i skupiam się na części, która jest rdzeniem celu i mówi, co i jak ma się zmienić. To z niej wynika kierunek działań. Niektórzy autorzy proponują, żeby w zapisie znalazła się część mówiąca “dlaczego” i objaśniająca powody stojące za celem.

Taką receptę proponuje Paul Niven, autor jednej z książek o OKR. W jego przepisie Objective ma następującą konstrukcję: Czasownik + Kto/co + Dlaczego. Czyli na przykład “Poprawić (czasownik) proces rejestracji użytkowników (kto/co), aby zwiększyć ich zaangażowanie w produkcie (dlaczego)”.

Druga część daje kontekst i odpowiedź na pytanie Dlaczego to jest teraz ważne?. Poprawić… to zamiar, aby zwiększyć… to intencja. Wiedza na jej temat daje realizującym więcej informacji na temat znaczenia celu, co powinno prowadzić do podejmowania lepszych decyzji.

Zapisywanie znaczącej intencji również nie jest łatwe a sama treść zwykle nie wystarcza dla osiągnięcia jednoznaczności. Dlatego najważniejsza jest pierwsza część Objective a cały OKR zawsze powinno się tworzyć razem z zespołem, który będzie zaangażowany w realizację. Dopiero rozmowa prowadzi do pełnego zrozumienia.

Przykład jakościowego Objective

Objective z powyższego przykładu może mieć również takie brzmienie: Poprawa skuteczności stron rejestracji użytkowników. “Skuteczność” będzie tu jakością, która ma się poprawić, a działania będą dotyczyć przede wszystkim zmian funkcjonalnych i tak zwanego interfejsu użytkownika – UI. Gdyby zmienić jedno słowo, zakres celu się poszerzy: Poprawa procesu rejestracji. Teraz obejmuje nie tylko strony i pozwala na szersze spojrzenie, co może zwiększyć zakres działań. Nie zawsze tego chcemy. Gdy dodamy przymiotnik Radykalna… pojawi się przekaz, mówiący że zmiana musi być znacząca.

Dlaczego tyle czasu i uwagi poświęcamy zapisowi, który ma mieć nie więcej niż 100 znaków? Ponieważ rozmawiamy o priorytetach, które zespołowi powinny zająć najwięcej czasu w najbliższym okresie. Zwykle są one ważnymi, złożonymi wyzwaniami. Warto je odróżnić od prostych celów, z którymi dotąd najczęściej mieliśmy styczność.

Cele proste i złożone

Prostym celem może być Nowy formularz rejestracji dostępny dla użytkowników zaplanowany na jeden programistyczny sprint. Praca podzielona jest już na etapy, wiadomo co ma powstać a z doświadczenia wynika, że wystarczy na to kilka dni. Wprowadzana tu zmiana może być jednym z kroków do osiągnięcia opisanego wyżej Objective.

Proste cele dotyczą rzeczy, które mamy już pod kontrolą. Są przewidywalne, osiągamy je w krótkim terminie i przeważnie opisuje je jeden parametr. Nie ma potrzeby tworzenia OKR w takiej sytuacji. Wraz ze wzrostem znaczenia, trudności i czasu potrzebnego na zmianę, efekt staje się mniej przewidywalny. Pojawiają się dodatkowe wymiary albo ich znaczenie rośnie.

Nie ma jednak ścisłej granicy między prostym a złożonym celem. Można przyjąć, że gdy potrzeba współpracy co najmniej trzech osób a na starcie wydaje się, że wszystko zajmie ponad miesiąc, prawdopodobnie mówimy o średnioterminowym, złożonym celu. Od tej skali warto używać zapisu w formie OKR.

Gotowe OKRy wyglądają prosto, ale ich stworzenie wymaga wysiłku. Nie ma innego sposobu by się tego nauczyć niż zacząć to robić. Dopiero po dwóch–trzech kwartałach zespoły dochodzą do wprawy. W trakcie realizacji powinny zadawać sobie pytania, czy OKR pomaga w komunikacji, wyborze działań i skupieniu się na tym, co ważne. Przy kolejnym ustalaniu – uwzględniać wnioski z dotychczasowej praktyki.

Artykuł opublikowany 10 Lutego 2020, aktualizacja – 7 Grudnia 2023.

Od autora:
Dziękuję za lekturę i poświęcony czas. Nazywam się Tomasz Bienias, jestem menedżerem z ponad 20 letnim doświadczeniem. OKR wdrażam od 2016 roku. Pomagam zarządzającym w budowie skutecznych firm. Zapraszam do współpracy.

W newsletterze raz na miesiąc wysyłam informacje o nowych artykułach.