Jak naprawdę stawiać cele (nie tylko OKR)

Jakie kroki przejść i jakie decyzje podjąć, by dobrze postawić cele? Poukładane, zdyscyplinowane podejście opisane niżej skutecznie doprowadzi do ustaleń i pozwoli uwzględnić najważniejsze aspekty celu.

Zdjęcie z warsztatów „OKRy w praktyce”

Pracuję nad celami w metodzie OKR. Pomagam je ustalać zespołom i firmom. Poniższy wpis jest efektem wniosków i opisem najbardziej efektywnego ze znanych mi podejść. Jest dość uniwersalny. Można go stosować do ustalania celów indywidualnych, nadaje się do pracy nad celami zespołu, pomaga w odpowiedzi na pytanie „jak ustalać cele pracownikom”.

W tym ostatnim przypadku potrzebne jest ważne zastrzeżenie. „Ustalanie celów pracownikom” tylko wtedy będzie  skuteczne, jeśli uznają oni cele za swoje. By tak było, powinni uczestniczyć w procesie ustalania, a wręcz propozycje celów powinny wyjść od nich samych.  Jeśli będą je współtworzyli, dużo mocniej zaangażują się w realizację.

Kroki ustalania celów nie zależą od sposobu ich zapisu, jednak w zastosowanym tu podejściu znacznie łatwiej uzyskać jednoznaczność.

Po kolei.

Wyznaczamy czas. Na myślenie, dyskusję i zapis celów warto zarezerwować sobie sensowną ilość czasu. Nie za mało, żeby przejść wszystkie kroki, ale też nie za dużo – żeby zachować dyscyplinę. Koniecznie warto założyć moment, w którym decyzja zostanie podjęta. Praca wypełnia nam zawsze cały dostępny czas i jeśli tego nie ograniczymy będziemy szukać doskonałego zapisu, spędzając kolejne godziny. A takiego nie ma.

Ile czasu? To zależy od skali i zasięgu celów, liczby uczestników i ich doświadczenia. Dla jednej osoby nie powinno to być więcej niż 3 godziny. Dla zespołu – do 12 godzin. Najlepiej z góry podzielić to na kilka odcinków, co najmniej dwa. Ten czas poświęcimy pracę tylko nad tym tematem – nad ustaleniem celów.

Nad celami osobistymi pracujmy w komfortowym (ale bez przesady, nie leżąc na sofie) miejscu, w izolacji. Praca dla grupy to czas na dyskusję, wymianę opinii i argumentów i, w końcu, podejmowanie decyzji. Warto przygotować miejsce i narzędzia – kartki, mazaki i podobne. Oraz dać uczestnikom szanse przemyśleć temat, zapowiadając jak będzie wyglądało spotkanie (lepiej to wychodzi już za drugim razem).

Zbieramy kandydatów na cele. Pierwszym krokiem jest nazwanie najważniejszych rzeczy, które bierzemy pod uwagę. Zakładam, że wiemy o co nam chodzi i dokąd dążymy – my sami, czy też organizacja. Jeśli nie, trzeba się cofnąć. Cele muszą być częścią jakiejś większej całości, którą w przypadku firmy może być wizja i strategia działania. Gdy mamy już to za sobą, w procesie będzie chodziło o to, żeby dobrze wybrać rzeczy najważniejsze.

Na początek zbieramy listę konkurujących ze sobą intencji, zamiarów, jeszcze nie celów. Dodając do listy każdą rzecz jednak liczymy się z tym, że mógłby to stać się nasz główny cel. W procesie selekcji może się okazać – to bardzo ważne – że jednak NIE jest to priorytet. Cała pula pokaże nam potem również, o czym zapomnieliśmy.

Ta rozmowa potem procentuje.

Wybieramy cele. Na początku zadajemy pytanie – gdybyśmy mieli osiągnąć tylko jedną rzecz, która by to była? Najlepsze efekty daje skupienie. Jeśli się nie da, zaczynamy wykreślać mniej ważne np. porównując parami wyzwania – uwaga – z tego samego obszaru.

Dlaczego z tego samego obszaru? Można mieć więcej celów, ale niech dotyczą one różnych aktywności. W celach osobistych np. lepiej skupić się na osiągnięciu jednej rzeczy w sporcie czy zdrowiu, a obok tego innej, ale już z innego zupełnie obszaru – np. relacji ze znajomymi. W firmach i zespołach najlepiej mieć max 1-2 priorytety dotyczące kluczowej działalności. Pozostałe mogą mówić np. o tym, jak nam układa się współpraca czy jak chcemy zmienić rzeczy wpływające na produktywność.

Zapis – nazywamy cele. Mam 3-4 kluczowe dla nas intencje. Z nich zrobimy cele. Na warsztat bierzemy jeden po drugim. W danym momencie zajmujemy się tylko jednym zagadnieniem.

Na początku i jak się okazuje jeszcze długo później, to co uznajemy za cel będzie nieprecyzyjnie sformułowane. To jest jedno z większych wyzwań – żeby rzeczy, które wybierzemy dla wszystkich miały to samo znacznie. I dla nas również, jeśli spojrzymy na nie np. po dwóch tygodniach.

Jeśli np. chcemy się „nauczyć hiszpańskiego w 3 lata”, to pisząc tak nic nie mówimy o tym, na czym owo „nauczenie” będzie polegało. Trzeba popracować nad konkretnym zapisem. Dobrze też robi skrócenie terminu. Wtedy możemy powiedzieć, że w najbliższe wakacje (np. za pół roku) chcemy móc bez większych problemów zrobić zakupy w sklepie bez samoobsługi w Hiszpanii. To przykład – taki wymiar nie wystarczy dla jednoznaczności przy nauce języka.

OKRy mają na to dobry format i dalej piszę posługując się już nim. Warto się z nim zapoznać. Pozornie jest prosty, ale wymaga pracy. Osobno pracujemy w nim nad hasłem – co chcemy osiągnąć (nauka języka), osobno nad weryfikacją – skąd będzie wiadomo, że to osiągnęliśmy (dogadaliśmy się  w sklepie).

Jajko czy Kura? Sposób nazwania celu to jedno. Sposób pomiaru, to drugie. Można je ustalać idąc od nazwy do miar, można zacząć jedno, przejść przez drugie i lepiej rozumiejąc temat poprawić pierwsze. Całość to dwie części „o co nam chodzi, gdzie chcemy się znaleźć” oraz „po czym poznamy, że nam się udało”.

Przyszłość. Jak myśleć o celu? Cel to przede wszystkim stan, w którym chcemy się znaleźć. Opis zmiany, którą zamierzamy Osiągnąć.

Ważne jest w nim wszystko to, co jest inne niż byłoby, gdybyśmy nie zrobili nic. Zwykle chodzi o to, żeby było lepiej. Jednak czasem jest tak, że jeśli nic nie zrobimy, rzeczy się zepsują. Więc choć nie jest to bardzo motywujące, czasem chodzi o to, żeby coś zachować.

Kluczowe jest wyobrażenie sobie przyszłości. Jak będą wyglądać rzeczy, gdy cel już będzie osiągnięty. Przenosimy się w dzień za kwartał, pół roku, rok. Spoglądamy jak jest i co się zdarzyło. Jakie są wartości różnych miar, które świadczą o naszym powodzeniu? Precyzyjnie. Np. jeśli chcemy być materialnie bogaci, trzeba określić jaki powinien być stan naszego konta, co posiadamy i jakie mamy dochody. Jakie to liczby?

O celach nie powinno się myśleć z punktu widzenia dnia, w którym jesteśmy. Jeśli zaczniemy spoglądać na stan obecny, „osadzimy” w nim nasze myślenie. Trzeba zacząć od tego, co jest „prawie niemożliwe”.

Nazwa. Jak dobrze napisać o co nam chodzi – jak sformułować jakościowy Cel (bez miar) posługując się sprawnie językiem? Da się to rozłożyć na czynniki pierwsze, ale to temat na osobny wpis i pewnie taki powstanie.

Prosty procesowy sposób jest taki: robi to wyznaczona osoba, najlepszy z nas pisarz lub lider, który odpowiada za ostateczny zapis – bo będzie np. go komunikował wokół. Umawia się ze sobą rano pierwszego dnia na 30 minut (w kalendarzu). W tym czasie wypisuje tyle nazw danego celu ile mu przyjdzie do głowy (jeszcze nie mogą i nie muszą być bardzo dobre). Kończy to swoje spotkanie.

Na drugi dzień wraca do listy – wykreśla, wybiera, edytuje. Zostaje z jedną nazwą / hasłem / określeniem celu czy też osiągnięcia (z czasem i z wprawą robi to szybciej i bez spotkań).

Jest tu wykorzystany pewien trick związany z pracą mózgu. Ważne jest też, żeby znaleźć czas na to, by posiedzieć i pomyśleć. Od dawna wiadomo, że ludzie robią to za rzadko.

Precyzja. Nazwa jest opisowa. Żeby ją jednak uzupełnić, trzeba podać miary. W nich należy być możliwie precyzyjnym. Podawać liczby, nazywać wymierne rzeczy. Inaczej nigdy cel nie będzie jednoznaczny.

Motywacja. Gdy odpowiemy na pytanie dlaczego coś chcemy osiągnąć, stanie się jasne jakie „cechy” tego stanu są dla nas najważniejsze. Ich ustalanie pokaże też, na czym tak naprawdę nam zależy. Dlatego czasem trzeba wrócić do nazwy celu. Po pracy nad miarami często okazuje się, że lepiej zrozumieliśmy wyzwanie.

Kompletny zapis. Na szkoleniach o celach używa się akronimu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound). Potem trenerzy oceniają, czy coś jest SMART, czy nie. Wychodzimy ze szkoleń i nic się nie zmienia. Rzeczywistość jest taka, że większość zatrudnionych, w szczególności menedżerów, słyszała o tym akronimie, ale tak naprawdę zastosować go potrafi niewielu.

W OKR to zostało rozwiązane. Mamy opisowe, jakościowe Osiągnięcia i rozłączne, precyzyjne i jednoznaczne miary – KRy, Kluczowe Rezultaty. Dobre ich zastosowanie pozwala zniwelować niejednoznaczności SMART.