Jakie kroki przejść by sprawnie ustalić OKR dla zespołu? Uporządkowane podejście pozwala zaoszczędzić czas, zapewnia wkład wszystkich członków i uwzględnia najważniejsze aspekty celu.

W OKR proces ustalania priorytetów zespołów powtarza się co kwartał. W tym czasie zarówno zdalnie jak i na tradycyjnym spotkaniu warto stosować sprawdzone recepty na pracę zespołową.

Ile powinno być celów dla zespołu? Najlepiej przyjąć, że dla jednego zespołu na kwartał szukamy jednego OKR. Doświadczone zespoły mogą brać dwa, ale i tak warto zacząć od tej najważniejszej rzeczy. Jeśli nie udaje się osiągnąć priorytetu, to jaki jest sens tworzyć ich więcej. OKR to nie jest jedyna rzecz jaką robi zespół. To jest ta najważniejsza, taka, której powinien poświęcać najwięcej uwagi.

Przygotowanie: Czas i miejsce

Czas na dyskusję, wybór i zapis celów warto ograniczyć. Jeśli tego nie zrobimy będziemy spędzać godziny szukając doskonałego zapisu. A takiego nie ma.

Ile potrzeba tego czasu? Na start góra 2 godziny. Dla przeciętnego zespołu cały proces powinien w ciągu dwóch tygodni ustalania celów kwartalnych zajmować do 12 godzin. W kolejnych fazach zespoły: a. tworzą szkic celu, b. gromadzą feedback, c. uwzględniają go, d. poprawiają zapis i miary.

Uczestnikom trzeba zapowiedzieć jak będzie wyglądało spotkanie. Powinni mieć możliwość przemyślenia swoich propozycji priorytetów – pomaga w tym poprzedzająca spotkanie rozmowa o wyzwaniach na nadchodzący czas lub treściwy mail od lidera grupy.

Warto przygotować miejsce i narzędzia – kartki, mazaki lub wirtualną tablicę. Powinno być jasne kto organizuje spotkanie i będzie dbał o sprawny jego przebieg.

Ustalanie Objective

Zbieramy kandydatów na cele. Czasem zespół musi przypomnieć sobie za co odpowiada w organizacji – tego obszaru ma dotyczyć cel. Gdy jest to jasne, pierwszym krokiem jest zebranie propozycji – kandydatów na cel. Każdy członek zespołu niezależnie pisze swoją propozycję Objective. Wszyscy razem je odkrywają. Niektóre cele się powtórzą, ale będą zapisane na różne sposoby.

Wybieramy priorytet. W tej fazie członkowie zadają sobie pytanie: gdybyśmy mieli osiągnąć tylko jedną rzecz, która by to była? Mogą to zrobić głosując, można też porównując parami zebrane propozycje. Ważna jest tu sama rozmowa grupy. Pozwala wyjaśnić o co chodzi i buduje zaangażowanie.

Dobrze jest z góry określić, kto podejmie ostateczną decyzję. Może to być lider zespołu lub np. Product Owner.

Zapis – nazywamy cele. Pisanie jakościowych celów to jest jedno z największych wyzwań w OKR. Na początkowym etapie powinniśmy pracować na roboczej wersji. Warto jednak sprawdzić, czy ma wszystkie cechy dobrego Objective.

Dopracowanie zapisu warto powierzyć najbardziej doświadczonej lub najlepszej w tym osobie. Grupa ludzi próbująca razem napisać dobre hasło to pewny sposób na stratę czasu.

Kluczowe Rezultaty

Wiedząc co będzie przedmiotem celu, przechodzimy do ustalenia miar powodzenia zmiany, którą opisuje cel. Jeśli temat jest nowy lub zespół zaczyna z OKR również nie da się tego zakończyć na jednym spotkaniu.

Tu też warto korzystać z możliwości grupy. Każdy niezależnie, na osobnych “karteczkach” zapisuje 2-3 miary, które mogłyby pokazać sukces celu. Potem gromadzi się je i wybiera najlepsze. Będą tam również propozycje zadań – warto je odkładać na osobną pulę.

Same KR sprawdzamy zadając 3 proste pytania: Jest to miara czy zadanie? Czy dotyczy celu? Czy wiemy ile to jest dziś (czy jesteśmy w stanie w miarę prosto rzecz zmierzyć).

Dalsza praca nad miarami często wymaga ekspertyzy np. znajomości systemów analitycznych. Sprawdzenie czy potrafimy ustalić poziom, wybór źródła – te zadania dobrze przydzielić konkretnym członkom zespołu. Będą to robić, gdy po etapie feedbacku cel zespołu się nie zmieni.

Dlaczego od razu nie przekazać doboru KRów “ekspertom”? Dzięki zespołowej rozmowie o miarach często okazuje się, że lepiej zrozumieliśmy wyzwanie. Ustalanie miar, czyli wybieranie najważniejszych cech celu, czasem pokazuje, co tak naprawdę ma znaczenie. Wtedy może być konieczny powrót do rozmowy na temat Objective.