Są trzy podstawowe kryteria, które musi spełnić dobry KR. Powinien być miarą, pokazywać postęp mierzonego celu a jego wartość ma być znana w momencie ustalania OKR. 

Przez lata pytanie pozwalające ustalić Kluczowe Rezultaty brzmiało Jak tam dojdziemy? Metodyka się rozwinęła i eksperci są dziś zgodni: odpowiadamy na pytanie Po czym poznamy, że nam się udało? To wymusza stosowanie metryk, które mają być dowodem, że coś się zmieniło i cel został osiągnięty.

Zanim zaczniesz – przeczytaj “Jak pisać OKRy”

Miara czy zadanie?

Najczęściej popełniany błąd to umieszczanie w Kluczowych Rezultatach zadań. Robiąc to decydujemy, że mamy zrobić dokładnie te rzeczy. Zakładamy, że pomogą, co nie zawsze się sprawdza. Zaplanowane zadania często okazują się błędnym środkiem do celu.

Niestety w materiałach na temat OKR nie brak przykładów KR typu „opracowanie 12 informacji prasowych”. To zadanie, nie dowód skuteczności. Miarą sukcesu będzie dopiero efekt tego opracowania, np. „liczba wzmianek w mediach”. Nawet John Doerr, autor książki „Measure What Matters” i popularyzator OKR, proponuje KR „biegać minimum 30 minut 3 razy w tygodniu”. To znaczy po prostu „regularnie ćwiczyć”. Takie zobowiązanie ma zalety – jego realizację można sprawdzać co tydzień. Jednak można go wypełnić i nie osiągnąć celu.

Jeśli KR jest miarą, to wiąże się z nim jakaś liczba np. klientów, zamówień, złotówek, procent, sekund lub minut. W szczególnym przypadku może przyjmować dwie wartości – 0 lub 1 (tak i nie). Odpowiada wtedy na pytanie czy coś jest prawdą. Czy działa, zostało wprowadzone, czy jest dostępne, miało miejsce lub nie. Przypomina Kamień Milowy, punkt na liście kontrolnej.

Kamienie milowe nazywają ważny etap pracy. Zespoły chętnie sięgają po nie zwłaszcza na etapie nauki OKR, bo pisze się je łatwo. Jednak lepiej ich unikać. Czasem są mylone z zadaniami, choć w rzeczywistości łączą wiele zadań wprowadzających większą całość. Za każdym z takich KR stoi założenie, że ten etap jest niezbędny. Tymczasem jedną z funkcji miar jest weryfikacja takich założeń.

Czy mierzy postęp celu?

W przykładzie Doerra regularne bieganie może nie wystarczyć do pobicia wyniku sportowego. Gdyby jednak celem było “Zwiększenie aktywności fizycznej”, taki KR mógłby mieć sens. Dlatego mamy drugi warunek – miara z KR powinna mierzyć Objective, którego dotyczy.

Cele OKR dotyczą rzeczy trudnych i złożonych, dlatego w każdym z nich potrzebujemy kilku KR. Są wymiarami celu, nie paczką metryk z nim powiązanych. Wynik będzie średnią postępu wszystkich Kluczowych Rezultatów, dlatego dobry sposób na sprawdzenie celu to przymiarka do rozliczenia. Jeśli mamy trzy KR, a uda się osiągnąć dwa z nich – czy będzie to oznaczało około 70 procent realizacji? Warto tak sprawdzić każdy Kluczowy Rezultat, to pokaże również, czy mają podobne dla celu znaczenie.

OKR ma kilka miar również po to, by pościg za jedną nie spowodował zniszczeń w innym miejscu. Szczególny przypadek w każdym zestawie to KR, które uczestnicy moich warsztatów nazwali “bezpiecznikiem”. Jedna z miar może mówić “co się nie pogorszy”. W celu “Zdobywamy rynek chiński” przydadzą się KRy związane z liczbą klientów i wielkością sprzedaży. Bezpiecznikiem może być KR określający rentowność pozyskanych kontraktów. Ważne żeby od takich kryteriów nie zaczynać i na początku określać co się poprawi.

Ile to jest dziś?

Ustalenie czy cel został osiągnięty musi być możliwe na koniec okresu, nie później. To będzie moment na dyskusję o wnioskach i aktualizację priorytetów. W trakcie pracy nad celem, zespół powinien móc zobaczyć wpływ swoich działań na postęp. Dlatego miary z KR powinny się dać sprawdzać możliwie często. By tak było ich poziom musi być znany na starcie.

Jeśli wiemy “ile to jest dziś” to znane jest również źródło i sposób wyliczenia miary. Ocena będzie obiektywna i nie będzie przedmiotem opinii. Jeśli chcemy opierać się na danych, musi być ustalone “źródło prawdy”.

Jednym z Kluczowych Rezultatów w czasie tworzenia przeglądarki Chrome była tygodniowa liczba użytkowników – to historia ze wspomnianej książki Doerr’a. Jej wzrost oznaczał, że produkt zyskuje stałych użytkowników. Udało się ustalić, że największy wpływ na popularność przeglądarki ma szybkość – to ile czasu mija zanim pokaże pobraną stronę. Im mniej, tym chętniej użytkownicy korzystali z produktu. Na tę miarę zespół mógł wpłynąć – robić rzeczy, które ją poprawiały. Mógł też nieustannie ją sprawdzać – po każdej wprowadzonej modyfikacji porównywać zachowanie wersji programu.

W stronę miar

O ile pisanie Objective jest sztuką, która prowadzi do jednoznacznego zapisu i inspirującego wyznaczenia kierunku, tworzenie KR to już inżynieria i praktyka. Wyzwanie jest spore ponieważ w firmach ciągle rzadko używa się miar niefinansowych. Dlatego wprowadzając metodę powinno się zakładać okres nauki.

Na początku drogi w KR można tolerować miary aktywności i kamienie milowe. Grunt, żeby na nich nie skończyć i nie tolerować zadań. Gdy nie wiadomo jak coś zmierzyć, jeden ze sposobów to przyjęcie KR, który ma doprowadzić do “ustalenia” bazowej wartości metryki. Wtedy sukcesem jest podanie wyniku na koniec kwartału, który będziemy w następnych okresach poprawiać.